Aufbau der Rechnungsstellung

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1. Rechnungseinstellungen

Holvi hilft dir Rechnungen mit nur ein paar Klicks zu erstellen! Bevor du deine erste Rechnung erstellst, wird dich Holvi darum bitten deine Rechnungsinformationen einzugeben, die automatisch zu jeder Rechnung hinzugefügt werden. Wähle Rechnungen auf der rechten Seite und klicke dann links auf das kleine Zahnrad. Gib die benötigten Informationen ein und du kannst jetzt deine erste Rechnung erstellen! 

Bei Bedarf kannst du die Rechnungseinstellungen auch jederzeit später bearbeiten. Du kannst zum Beispiel auch einen zusätzlichen Text zu den Rechnungen hinzufügen, der bei allen Rechnungen automatisch mit dabei ist. (Du kannst Texte mit Markdown bearbeiten und dadurch lebendiger gestalten.)

2. Erstelle deine erste Rechnung

Um eine neue Rechnung zu erstellen, wähle links im Menü Rechnungen und anschließend rechts "Neu". Zunächst wirst du aufgefordert, die allgemeinen Informationen zur Rechnung und zum Rechnungsempfänger einzugeben. 

Danach kommen die Informationen zur Dienstleistung oder zum Produkt. 

Jetzt kannst du die Rechnung speichern. Mit Holvi bekommst du auch eine automatisierte Referenznummer für jede deiner Rechnungen. Sobald eine Überweisung mit der passenden Referenznummer auf dein Holvi Konto eingeht, wird sie mit der passenden Rechnung zusammengeführt. Sollte eine Überweisung ohne Referenznummer ankommen, wird sie automatisch der Kategorie "Unkategorisiert" zugeordnet und du kannst sie später der richtigen Rechnung zuordnen.

Die neu erstellte Rechnung wird als Nicht gesendet gespeichert. Von der selben Ansicht hast du die Möglichkeit, die Rechnung über Senden zu verschicken.

Eine fertige Rechnung kannst du entweder an den Empfänger per E-Mail schicken oder ausdrucken und danach mit der Post versenden.

Holvi behält den Überblick über alle Rechnungen und deren Stand. Bezahlte Rechnungen sind innerhalb zweier Werktage auf deinem Konto sichtbar und deine Einnahmekategorien werden automatisch aktualisiert, sobald eine Rechnung bezahlt ist. 

Verschickte Rechnungen können später immer einzeln eingesehen oder in Holvis Reports zusammengefasst werden.

Unten ein Beispiel einer Holvi Rechnung:

Inv.7.png

3. Rechnungsstatus

Damit du nicht die Übersicht verlierst, welche Rechnung versendet worden ist, welche noch offen steht und welche gutgeschrieben sind, gibt dir Holvi immer den Status jeder Rechnung an.

Nicht gesendet
Die Rechnung ist gespeichert, aber noch nicht versendet worden. Du kannst die Rechnung senden oder als versendet markieren. Wenn du sie lediglich als versendet markierst, musst du die Rechnung selbst noch versenden. Nicht gesendete Rechnungen können auch bearbeitet oder als ungültig markiert werden.

Versendet
Die Rechnung ist versendet oder von dir also versendet markiert worden. Sobald die Rechnung bezahlt wird, wird Holvi die Überweisung der Rechnung zuweisen. Sollte eine Überweisung der Rechnung nicht zugewiesen werden (fehlende Referenznummer), kannst du diese immer noch manuell zuweisen.

Bezahlt
Überweisungen, die der richtigen Rechnung zugewiesen worden sind, werden automatisch als bezahlt markiert.

Überfällig
Rechnungen, die bis zum Fälligkeitsdatum nicht bezahlt worden sind, werden als überfällig markiert. Du kannst entweder das Fälligkeitsdatum umändern und die Rechnung erneut schicken oder die Rechnung gutschreiben und eine neue erstellen. Der Betrag kann in versendeten Rechnungen nicht mehr geändert werden, um also eine Verspätungsgebühr zum Betrag hinzuzufügen, musst du dafür eine neue Rechnung erstellen.

Gutgeschrieben
Alle gesendeten Rechnungen, die du gutschreibst, werden dementsprechend markiert. Hier findest du mehr Infos zur Gutschreibung von Rechnungen.

Ungültig
Dies gilt für alle Rechnungen, die nicht versendet und als ungültig markiert worden sind.

4. Webinar

Das Webinar zu Holvi's Rechnungsstellung findest du hier

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