Elektronische Rechnung

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1. Was ist eine elektronische Rechnung?

Die Europäische Richtlinie 204/55/EU definiert den Begriff elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte Format ist für gewöhnlich ein XML-Format, für welches der Empfänger die entsprechende technische Einrichtung haben muss, um diese Rechnungen empfangen zu können. Viele traditionelle Banken sowie dritte Anbieter akzeptieren bereits elektronische Rechnungen.

2. Senden von elektronischen Rechnungen

Um eine elektronische Rechnung zu senden

  • muss es dem Empfänger technisch möglich sein, diese zu empfangen
  • musst du die Adresse für die elektronische Rechnung wissen

Füge die Adresse direkt in der Maske ein, wenn du eine Rechnung erstellst. Es gibt dafür zwei neue Textfelder in der Benutzeroberfläche. Die Adresse der elektronischen Rechnung ist zB 003712345678 (der Operateur muss nicht zwingend angegeben werden):

 

Screenshot Desktop

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Screenshot Mobiletelefon

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Die reguläre E-mail-Adresse des Empfängers sollte als Plan B dennoch auch angegeben werden. Wenn aus technischen Gründen die elektronische Rechnung nicht zugestellt werden kann, dann kommt diese Rechnung als reguläre PDF-Rechnung an.


3. Empfangen von elektronischen Rechnungen

Aktuell ist es noch nicht möglich, eRechnungen zu empfangen, wir arbeiten aber daran, dies in der Zukunft möglich zu machen.

 

4. Wer kann elektronische Rechnungen schicken?

Mit Holvi kannst du elektronische Rechnungen nur an Firmen schicken, nicht an Privatpersonen. Vergewissere dich, dass deine Kunden die technischen Voraussetzungen haben, so dass sie elektronische Rechnungen empfangen können.

 

5. Verfolgen von elektronischen Rechnungen

In der Rechnungsübersicht in deinem Konto siehst du die Details und die Übersicht zu deinen Rechnungen. Um zu überprüfen, ob die elektronische Rechnung bei dem Empfänger angekommen ist, klicke einfach in deinem Konto auf “Rechnungen”, wähle die gewünschte Rechnung aus und klicke dann auf “History”.

 

6. Wie funktioniert die elektronische Rechnung im Hintergrund?

Um elektronische Rechnungen senden und ausführen zu können, arbeiten wir mit dem externen Anbieter Basware zusammen. Du findest Baswares AGBs hier. Wenn du weitere Fragen hast oder Hilfe benötigst, dann schreibe uns eine Email oder melde dich telefonisch. Wir freuen uns auf deine Nachricht!


7. Hilfe bei Problemen im Erstellen von elektronischen Rechnungen

Kontaktiere uns einfach unter der Support Email (support@holvi.com) oder telefonisch unter:
AT +43720116270
DE +493056837032

 

8. FAQs - Wo finde ich die e-Rechnung?

Die elektronische Rechnung findest du in dem Feature “Rechnungen”. Klicke einfach auf “neue Rechnung” und fülle alle Daten ein. Um eine elektronische Rechnung verschicken zu wollen, benutze dafür bitte die vorgegebene Felder:

Screenshot Desktop

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Screenshot Mobiletelefon

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9. FAQs - Was ist der Unterschied zwischen einer Holvi Rechnung und einer Holvi e-Rechnung?

Der Unterschied liegt darin, dass die e-Rechnung mit einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und versendet wird, die nur von Firmen mit einer technischen Systemeinstellung empfangen werden können. Für alle, die solche Rechnungen empfangen können, erlauben diese eine schnellere Bearbeitung der Rechnungen, da die e-Rechnung mit nur wenigen Klicks bezahlt werden kann. Beide Arten von Rechnungen findest du in dem Feature “Rechnungen”.


10. FAQs - Muss ich wissen welches e-Rechnungs-Format mein Kunde empfangen kann um eine e-Rechnung zu verschicken?

Nein, das passiert alles im Hintergrund.

Wichtig ist

  • dass dein Kunde generell e-Rechnungen empfangen kann
  • dass die e-Rechnungs-Adresse bei der Erstellung einer Rechnung in dem vorgegebenen Feld eingegeben wird 

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