Spesenabrechnung

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1. Allgemein

Du kannst Holvis Spesenabrechnung verwenden um jemandem Geld zurückzuzahlen, der Einkäufe für dein Unternehmen oder eine Aktivität getätigt hat. Bei Holvi gibt zwei Arten, Spesen zu erstatten. Du kannst die Spesen entweder direkt im Konto einreichen, oder du kannst eine externe Spesenabrechnung an die Person schicken, die das Geld einfordert. Beide Optionen findest du in deinem Holvi Konto unter SPESENAPP unten links im Menü. Bitte beachte, dass du, wenn du die Ausgaben direkt bei Holvi einreichst, als Antragsteller gekennzeichnet wirst.

2. Spesen direkt einreichen

  • Klicke im Menü links auf SPESENAPP
  • Wähle Spesen einreichen (oben rechts) wenn du die Spesen direkt im Konto einreichen möchtest. 
  • Gib den Betreff der Abrechnung an
  • Gib die Empfängerdetails bei Zu Zahlen an ein. 
  • Gib die Details der Spesen an und füge einen Beleg als Datei hinzu. 
  • Klicke auf Speichern oder Jetzt Bezahlen. Zahle sofort oder speichere die Abrechnung für spätere Bewilligung. 

3. Interne Spesenabrechnung versenden

Verwende diese Funktion, wenn der Antragsteller eine andere Person ist. Zum Senden an andere Personen wähle:

  • SPESENAPP
  • Verwaltung Spesen Link. Hier siehst du eine Liste der aktuellen Spesenberechtigten, die dir Spesenabrechnungen senden können. Sie haben einen E-Mail-Link erhalten, der den Zugriff auf ein Formular für die Kostenerstattung ermöglicht, welches sie ausfüllen und an dich senden können. Du benötigst nur den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse des Empfängers. Der Empfänger kann den gleichen Link verwenden, wenn er Ausgaben einreichen muss. Wenn du einen Link erneut senden möchtest, musst du den Link zuerst deaktivieren und dann den Empfänger erneut einladen.

Um das Formular an einen neuen Benutzer zu senden, klicke auf “Empfänger einladen” und gib die Details des Antragstellers ein. Wenn du nach dem Ausfüllen aller Details einen Empfänger einlädst, verschickst du per E-Mail einen Link zu einer Spesenabrechnung an den Empfänger.

Der Empfänger / Antragsteller füllt das Spesenabrechnungsformular aus, indem er das Thema, den Betrag, das Datum und die Beschreibung der Spesen sowie seine IBAN hinzufügt. Dann fügt er die Quittungen oder bezahlten Rechnungen bei. Das gleiche Formular kann mehrere Ausgaben im Anhang haben.

Die beanspruchten Ausgaben gehen dann in dein Holvi-Konto. Du kannst die Kosten einzeln annehmen oder ablehnen und die Zahlung sofort ausführen (mit SMS-Code oder Holvi App-Push-Benachrichtigung bestätigen) und deine Buchhaltung aktualisieren, indem du angibst, zu welcher Ausgabenkategorie die Ausgaben gehören.

Beim Verarbeiten des Formulars kannst du eine kurze Notiz hinzufügen, in der du beispielsweise angibst, warum ein Beleg abgelehnt wurde. Die Bilder und Dateien, die dem Spesenabrechnungsformular beigefügt sind, werden für die Buchhaltung in deinem Holvi-Konto gespeichert.

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