Spesenabrechnung

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1. Allgemein

Du kannst Holvis Spesenabrechnung verwenden um jemandem zurückzuzahlen, wenn sie Einkäufe für dein Unternehmen oder eine Aktivität getätigt haben. Es gibt zwei Arten um Spesen zu erstatten bei Holvi. Du kannst die Spesen entweder direkt im Konto einreichen, oder du kannst eine externe Spesenabrechnung an die Person schicken, die das Geld fordert. Beide Optionen findest du in deinem Holvikonto unter Spesen App unten links im Konto. 

2. Spesen direkt einreichen

  • Klicke auf Spesen App im linken Menü im Konto
  • Wähle Spesen einreichen wenn du die Spesen direkt im Konto einreichen möchtest. 

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  • Gib den Betreff der Abrechnung an
  • Gib die Empfängerdetails bei Zu Zahlen an an. 
  • Gib die Details der Spesen an und füge einen Beleg als Datei an. 
  • Klicke auf Speichern oder Jetzt Bezahlen. Zahle sofort oder speichere die Abrechnung für spätere Bewilligung. 

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 3. Interne Spesenabrechnung versenden

Um eine Forderung an eine andere Person zu senden, wähle:

  • Spesen-App.
  • Verwaltung Spesen Link. Hier siehst du eine Liste der aktuellen Spesenberechtigten, die dir Spesenabrechnungen senden können. Sie haben einen E-Mail-Link erhalten, der den Zugriff auf ein Formular für die Kostenerstattung ermöglicht, welches sie ausfüllen und an dich senden können. Du benötigst nur den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse des Empfängers. Der Empfänger kann den gleichen Link verwenden, wenn er Ausgaben einreichen muss. Wenn du einen Link erneut senden möchtest, musst du den Link zuerst deaktivieren und dann den Empfänger erneut einladen.

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Um das Formular an einen neuen Benutzer zu senden, klicke auf “Empfänger einladen” und gib die Details des Antragstellers ein. Wenn du nach dem Ausfüllen aller Details einen Empfänger einlädst, verschickst du per E-Mail einen Link zu einer Spesenabrechnung an den Empfänger.

Der Empfänger / Antragsteller füllt das Spesenabrechnungsformular aus, indem er das Thema, den Betrag, das Datum und die Beschreibung der Spesen sowie seine IBAN hinzufügt. Dann fügt er die Quittungen oder bezahlten Rechnungen bei. Das gleiche Formular kann mehrere Ausgaben im Anhang haben.

Die beanspruchten Ausgaben gehen dann in dein Holvi-Konto. Du kannst die Kosten einzeln annehmen oder ablehnen und die Zahlung sofort ausführen (mit SMS-Code oder Holvi App-Push-Benachrichtigung bestätigen) und deine Buchhaltung aktualisieren, indem du angibst, zu welcher Ausgabenkategorie die Ausgaben gehören.

Beim Verarbeiten des Formulars kannst du eine kurze Notiz hinzufügen, in der du beispielsweise angibst, warum ein Beleg abgelehnt wurde. Die Bilder und Dateien, die dem Spesenabrechnungsformular beigefügt sind, werden für die Buchhaltung in deinem Holvi-Konto gespeichert.

 
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