Wenn deine Teammitglieder noch keine eigenen Holvi Karten haben oder du jemandem außerhalb deines Teams die Kosten zurückerstatten musst, kannst du unsere Spesenabrechnungsfunktion nutzen, um im Namen deines Unternehmens getätigte Ausgaben zu erstatten.
Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:
- Sende ein Spesenabrechnungsformular an eine andere Person
- Reiche selbst einen Spesenantrag ein
Wenn du die Kosten direkt über Holvi einreichst, wirst du als Antragsteller*in markiert.
Spesenabrechnungsformular an eine andere Person senden
Verwende diese Funktion, wenn der Antragsteller bzw. die Antragstellerin (also die Person, die eine Erstattung beantragt) eine dritte Person ist. So versendest du einen Antrag an eine andere Person:
- Logge dich auf Holvi.com ein
- Gehe zu SpesenApp > Antragssteller
Klicke oben rechts auf Neuer Antragsteller, füge die Kontaktdaten hinzu und klicke dann auf Antragsteller einladen. Wir senden dem Antragsteller einen Link zur Spesenabrechnung.
Du kannst den Link zu deinem Spesenabrechnungsformular verwalten
Nach dem Versenden landest du wieder auf der Seite Antragsteller, wo du den Link aktivieren und deaktivieren kannst. Wenn dieser aktiviert ist, kann der Antragsteller auf den Link in seiner E-Mail klicken, um den Antrag auszufüllen.
Oder wähle einen bereits vorhandenen Antragsteller aus
Klicke auf SpesenApp > Antragsteller, um eine Spesenabrechnung an einen bestehenden Antragsteller zu senden. Dazu klickst du auf den Antragsteller und dann auf Link aktivieren. Dadurch wird der Link in der ursprünglichen E-Mail des Antragstellers reaktiviert. Um ihm eine neue E-Mail zu senden, musst du ihn erneut als neuen Antragsteller hinzufügen.
Der Antragsteller reicht eine Spesenabrechnung ein, indem er das Thema, den Betrag, das Kaufdatum, die Beschreibung, die IBAN und die entsprechenden Anhänge in das Formular einträgt. Ein und dasselbe Formular kann mehrere Kosten enthalten.
Was geschieht nach Eingang eines Spesenantrags?
Die beantragten Spesen gehen dann auf deinem Holvi Konto ein. Du kannst die Spesen einzeln akzeptieren oder ablehnen und sie sofort auszahlen und die neuen Spesen kategorisieren.
Bei der Bearbeitung des Formulars kannst du eine kurze Notiz hinzufügen – zum Beispiel, um zu erklären, warum ein Antrag abgelehnt wurde. Bilder und Dateien, die dem Spesenabrechnungsformular beigefügt sind, werden in deinem Holvi Konto für die Buchhaltung gespeichert.
Vorschau einer Spesenabrechnung
Gehörst du zu den Menschen, die genau wissen wollen, was in ihrem Namen verschickt wird? Dann füge dich als Antragsteller hinzu, um genau zu sehen, was wir verschicken.
Deinen eigenen Spesenantrag im Namen deines Unternehmens einreichen
Du kannst auch im Namen deines eigenen Unternehmens einen Spesenantrag stellen.
- Klicke im Hauptmenü auf SpesenApp
- Klicke auf Neue Spesen einreichen
- Fülle das Formular aus
- Klicke auf Jetzt überweisen, um die Rechnung sofort zu bezahlen, oder speichere sie als Entwurf zur späteren Freigabe.