Wenn ein Kunde seine Rechnung unter Verwendung der richtigen Referenznummer bezahlt, ordnen wir den Zahlungseingang automatisch der Rechnung zu - so bleibt deine Buchführung übersichtlich.
Zahlungen, die ohne Referenznummer eingehen, werden in der Buchhaltungskategorie Nicht kategorisiert erfasst und müssen manuell einer Zahlung zugeordnet werden.
Pro-Tipp: Benachrichtigungen einschalten
Aktiviere die Holvi-Push-Benachrichtigungen, um sofort benachrichtigt zu werden, wenn eine Rechnung bezahlt wird. Wir werden dann bestätigen, dass wir einen Zahlungseingang deiner gesendeten Rechnung zugeordnet haben.
Wie ordnet man eine Zahlung manuell einer Rechnung zu?
Wenn eine Zahlung ohne Referenznummer auf deinem Holvi-Konto eingeht, landet sie in deiner Buchhaltungskategorie Nicht kategorisiert. In diesem Fall musst du die Zahlung manuell einer Rechnung zuordnen. So geht's:
- Logge dich auf Holvi.com ein
- Gehe zu Rechnungen
- Klicke auf die Rechnung, der du die Transaktion zuordnen möchtest
- Scrolle herunter zu Zahlungsmatching
- Klicke Zuordnen
- Du siehst eine Liste von nicht kategorisierten Zahlungen
- Ordne die Rechnung der richtigen Zahlung zu
Hinweis: Hast du eine "überfällige" Rechnung entdeckt, von der du weißt, dass sie bezahlt wurde?
Wenn dein Kunde deine Rechnung bezahlt hat und das Fälligkeitsdatum bereits verstrichen ist, die Rechnung aber immer noch als überfällig markiert ist, bedeutet das, dass seine Zahlung nicht automatisch deiner offenen Rechnung zugeordnet wurde.
Wenn du die Zahlung nicht finden kannst, aber weißt, dass sie eingegangen ist, überprüfe, ob sie in der Buchhaltungskategorie Nicht kategorisiert liegt. Wenn sie einer anderen Kategorie zugewiesen wurde, musst du sie zunächst in die Kategorie Nicht kategorisiert verschieben, bevor du sie einer Rechnung zuordnen kannst.
Kann ich mehrere Zahlungen einer Rechnung zuordnen?
Ja! Wenn ein Kunde eine Rechnung mit mehreren Zahlungen beglichen hat, aber vergessen hat, die Referenznummer anzugeben, kannst du sie alle deiner Rechnung zurodnen. Folge einfach dem gleichen Matchingprozess wie oben.
Kann ich mehrere Rechnungen einer Zahlung zuordnen?
Die beste Lösung besteht derzeit darin, die Zahlung einer der Rechnungen zuzuordnen, die dann als überbezahlt angezeigt wird, während die andere Rechnung unbezahlt bleibt (sie wird nach Ablauf der Zahlungsfrist als überfällig angezeigt - z. B. 14 Tage überfällig). Hinterlege bei jeder Zahlung und Rechnung einen buchhalterischen Kommentar, der diese Über- und Unterzahlung dokumentiert.
Wir arbeiten bereits an einer besseren langfristigen Lösung. In der Zwischenzeit bitten wir dich jedoch alle deine Kunden darauf hinzuweisen, jede Rechnung mit einer einzigen Zahlung zu begleichen und die korrekte Referenznummer anzugeben, damit wir die Zahlung der richtigen Rechnung zuordnen können.
Du musst eine Zahlung von einer Rechnung trennen? Finde hier heraus, wie.