Spesen einreichen mit Holvi

Im Laufe deines Projektes kann es dazu kommen, dass deine Partner/Mitarbeiter etwas selbst bezahlen müssen und du ihnen diese Spese rückerstatten zu brauchst. Das kann zum Beispiel eine Taxtifahrt sein oder eine Mahlzeit im Team. Mit Holvi brauchst du die Quittungen nicht mehr in verstaubten Schuhschachteln aufzubewahren, sondern bringst auch das Einreichen von Spesen ins 21. Jahrhundert.

Spesen einreichen

Dir stehen zwei Optionen zur Auswahl um Spesen einzureichen. Du kannst die Spesen direkt in deinem Holvi Konto einreichen ODER du kannst einen externen Spesenlink an die Person, die die Spese einreichen möchte, versenden. Beide Optionen findest du unter SpesenApp.

 

Möchtest du direkt eine Spese im Konto einreichen, wähle Spesen einreichen. Im Formular kannst für jeden Betrag die einzelne USt. angeben und den Beleg für die Spese hochladen. Zum Schluss entscheidest du, ob du die Spese jetzt direkt oder später bezahlen möchtest.

Um jemanden einen Link für die Einreichung der Spese zu schicken, wähle Verwaltung Spesen Link. Hier siehst du alle Personen denen du einen Link für ein Spesenformular zugeschickt hast, damit sie Spesen einreichen können. Klicke auf Empfänger einladen, wenn du einer neuen Person einen Spesenlink zuschicken möchtest. Dazu brauchst du lediglich deren Namen und E-Mail Adresse. Mit dem zugeschickten Link öffnet sich ein Formular der Person und diese können solange Spesen mit diesem Formular einreichen, bis du den Link deaktivierst. 

Im Dokument gibt die Person dann den Betreff der Spese, Betrag, Datum, eine Beschreibung und deren IBAN an. In derselben Form können mehrere Spesen eingereicht und die jeweiligen Belege dafür hochgeladen werden. 

In deinem Holvi Konto wirst du darüber informiert, ob irgendwelche Spesen noch auf Rückerstattungen warten und du kannst diese direkt in dem Moment oder später akzeptieren/ablehnen und rückerstatten. 

Im Dokument hast du die Möglichkeit eine kurze Nachricht hinzuzufügen, wenn du sie bearbeitest, z.B. um den Grund anzugeben, wieso eine Spese abgelehnt wurde. Alle Belege in den Spesenlinks werden in deinem Holvi Konto gespeichert für die spätere Buchhaltung.

 

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