1. Was sind Einnahme- und Ausgabekategorien und -konten?
Jeder Geschäftsvorfall, der finanziell relevant ist, muss in deiner Buchhaltung korrekt erfasst werden. Hierzu kannst du in deinem Holvi-Konto einzelne Einnahme- und Ausgabekategorien (in der Buchhaltung spricht man anstelle von Kategorien von “Konten”) anlegen. Für alle Arten von Vorfällen kannst du separate Konten erstellen, sodass eine inhaltliche Zuordnung der Geschäftsvorfälle für dich und deinen Steuerberater möglich ist. Zu jedem Konto kann auch ein eigenes Budget erstellt werden, damit du jederzeit einen Überblick über den Stand deiner Finanzen hast. Buchhaltungskonten und Budgets sind folglich eines der ersten Dinge, die du bei deinem Holvi Konto erstellst.
Name, Budget und Typ
Um neue Kategorien für deine Buchhaltung in deinem Holvi-Konto anzulegen, gehe links im Menü zu Buchhaltung. Dort kannst du rechts oben unter Neue Kategorie neue Kategorien erstellen. Unter Name kannst du einen für dich sinnvollen Namen für die Kategorie angeben sowie unter Betrag eine grobe Schätzung für dein monatliches Budget definieren. Außerdem kann unter Type zwischen Einnahme oder Ausgabe unterschieden werden.
Kontonummer
Im Feld Kontonummer werden spezifische Nummern für Buchhaltungskonten angelegt, dies solltest du zusammen mit deinem Steuerberater erledigen. Damit z.B. die Holvi-DATEV-Reports korrekt erstellt werden, müssen hier nach SKR03 oder SKR04 (dies sind DATEV-spezifische Kontonummern) die entsprechenden Konten angelegt werden.
Die neue Kategorie ist jetzt unter dem Menüpunkt Buchhaltung zu sehen und du kannst sie sofort einsetzen. Du kannst so viele Einnahme- und Ausgabekategorien erstellen, wie du möchtest und diese werden automatisch aktualisiert, sobald Zahlungen auf deinem Holvi-Konto ein- oder ausgehen!
Ich habe eine Rechnung verschickt, wo wird das Geld erfasst?
Falls du erst soeben eine Rechnung verschickt hast, ist das Geld wahrscheinlich noch nicht auf deinem Konto angekommen. Das nennen wir Laufende Einnahmen und diese Einnahmen werden auch unter der gleichnamigen Kategorie erfasst (siehe Bild unten). Sobald eine Rechnung bezahlt worden ist, wird der Betrag zur dazugehörigen Kategorie zugeordnet.
Zusätzlich zu den von dir erstellten Kategorien gibt es auch die Kategorien Unkategorisiert, Ausstehende USt. und Laufende Einnahmen.
Ausstehende USt. (falls du bei deiner Registrierung angegeben hast USt.-pflichtig zu sein)
Alle Überweisungen, die USt. beinhalten und aus deinem Holvi Konto gehen, bilden deine ausstehende USt. Diese Kategorie zeigt dir an, wie viel ausstehende USt. dir zusteht.
HINWEIS: Holvi führt alles periodengerecht auf und deswegen sind nur Überweisungen sichtbar, die realisiert worden sind.
Laufende Einnahmen
Immer wenn du eine Rechnung über Holvi schickst, kommt die Summe der Rechnung zu den Laufenden Einnahmen. Das bedeutet, dass das Geld noch nicht bei dir angekommen ist und du noch darauf wartest. Hier siehst du alle Rechnungen, die noch nicht oder nicht vollständig bezahlt worden sind. Sobald eine Rechnung bezahlt wird, wird die Summe aus den Laufenden Einnahmen zur richtigen Einnahmekategorie hinzugefügt.
Damit behältst du einen klaren Überblick über deine laufenden und eingegangenen Einnahmen!
Unkategorisiert
Falls du eine Überweisung ohne Referenznummer bekommen solltest, wird diese als unkategorisiert aufgelistet. Das kann passieren, wenn jemand eine Rechnung nur mit Angabe deiner Holvi IBAN bezahlt hat. Wenn du weisst, zu welcher Rechnung die unkategorisierte Überweisung gehört, kannst du diese manuell zusammenführen. Alle Überweisungen, die mit einer korrekten Referenznummer zu deinem Holvi Konto kommen, werden automatisch mit der richtigen Rechnung zusammengeführt.
Auf der orangen Ausgabenseite findest du:
Zahlbare USt. (falls du bei deiner Registrierung angegeben hast USt.-pflichtig zu sein)
Alle Überweisungen, die USt. beinhalten und in dein Holvi Konto eingehen, bilden deine zahlbare USt. Diese Kategorie zeigt dir an, wie viel an zahlbaren USt. du momentan hast. HINWEIS: Holvi führt alles periodengerecht auf und deswegen sind nur Überweisungen sichtbar, die realisiert worden sind.
Servicegebühren
Hier siehst du, wie viel an Holvi Servicegebühren von dir berechnet worden sind. Für die Servicegebühren kannst du auch einen Beleg bei unseren Reports erhalten.
Der Holvi Support hilft gerne weiter bei Fragen bezüglich Produkt oder Features und du kannst uns jederzeit direkt eine Fragen zuschicken.
Mit Holvis Budgetfunktion ist es möglich deine Transaktionen abzugrenzen und frei definierbare Zeiträume abzubilden. So funktioniert's:
- Beginne ein neues Geschäftsjahr und archiviere Transaktionen aus dem vorherigen.
- Alle alten Transaktionen findest du in einer eigenen Kategorie "Archiv" wieder.
- Dein Profit wird natürlich auch im neuen Budgetzeitraum angepasst und aktualisiert.
2. Überweisungen neu kategorisieren
Holvi basiert auf einer blauen Einkommensseite und einer orangenen Ausgabensseite. Diese sind wiederum in Einkommens- und Ausgabenkategorien aufgeteilt und alle eingehenden und ausgehenden Überweisungen werden zu den von dir festgelegten Kategorien zugeordnet.
Eine Überweisung ist in der falschen Kategorie gelandet? Kein Problem, dann wähle einfach die besagte Überweisung in der Kategorie oder in deiner Übersicht aus und wähle die richtige Kategorie mit der Dropdown-Liste aus. Die alte und neue Kategorie der Überweisung werden dabei auch gleichzeitig aktualisiert und alles ist genau dort, wo du es selbst haben möchtest.
3. Kommentiere Überweisungen
Kommunikation ist das A und O, besonders wenn man in einem Team gemeinsam ein Bankkonto führt. Deswegen bietet Holvi die Kommentierungsfunktion für alle Überweisungen in deinem Holvi Konto an. Deine Team-Mitglieder können einzelne Überweisungen problemlos kommentieren und andere können auf diese antworten.
Wähle die Überweisung, die du gerne kommentiert haben möchtest, anschließend Kommentieren unter der Überweisung und füge deinen Kommentar hinzu. Jetzt können alle deine User in deinem Holvi Konto den Kommentar einsehen!
Generelle Informationen über das Budget
Mit dem Budget kannst du relevante und aktuelle Informationen in deinen Einkommens- und Ausgabenkategorien anzeigen lassen. Du kannst den Budgetierungszeitraum wie folgt verwenden:
- Archiviere die Transaktionen in deinem Konto von deinem Finanzjahr/Abrechnungsperiode
- Sehe deine Transaktionen von deinen vorherigen Abrechnungsperioden in “Archiv vergangener Budgets anzeigen“ (auf der linken Seite in hellgrau in deiner Kategorie)
- Auch die Berechnung des Ertrages ist aktualisiert und stimmt mit dem aktuellen Budget überein, da es die Einkommens- und Ausgabenkategorien vergleicht
4. Wie funktioniert das Budget?
Um zu dem Budget zu gelangen:
- Klicke links oben auf die Kontodetails (das kleine Zahnrad)
- Wähle Budget aus
- Definiere deinen Budgetzeitraum. Hier kannst du zwischen monatlich, viertel-, halb- oder jährlichen Zeiträumen auswählen, die dann automatisch in deinem Hovi Konto übernommen werden.
- Wenn du “benutzerdefiniert” auswählst, dann wähle auch ein Enddatum aus. Im nächsten Schritt schließe dann das aktuelle Budget und wähle eine neue Periode aus.
Nachdem der Budgetzeitraum festgelegt wurde, erscheinen alle Transaktionen, die das Datum in diesem Zeitraum haben in deinem Holvi Konto auf. Wenn du die älteren Transaktionens sehen möchtest, dann öffne die Einkommens- oder Ausgabenkategorie und suche nach den archivierten Transaktionen.
Bitte beachte, dass die Umkategorisierung von archivierten Zahlungen zu Differenzen in deinen Reports führen kann. Wenn du archivierte Zahlungen neuen Kategorien hinzufügen möchtest, dann deaktiviere das Budget, kategorisiere die Zahlung neu und aktiviere anschließend wieder das Budget.
Wenn du zum allerersten Mal das Budget aktivierst, dann ist das Startdatum automatisch der Tag der Kontoeröffnung. Wenn du bereits eine existierendes Budget hast, dann ist das Startdatum für das nächste Budget der Tag, nach dem Ablauf des vorherigen Budgets. Du kannst das Budget beliebig aktivieren und deaktivieren wie du möchtest, da die Transaktionen nicht gelöscht werden.
Die Holvi Reports sind davon nicht betroffen, da du die Daten für die Berichte individuell definieren kannst.
5. Umkategorisierung von Zahlungen
Alle Transaktionen in deinem Holvi Konto sind deinen vordefinierten Einnahme- und Ausgabenkategorien zugewiesen. Hin und wieder kann es sein, dass du deine bereits registrierten Transaktionen neu ordnen musst.
- Um Zahlungen von einer in eine andere Kategorie umzukategorisieren klicke hierzu einfach auf “Buchhaltung” in deinem Holvi Konto, danach wähle die Ein- oder Ausgabenkategorie aus, in der sich die Zahlung befindet.
- Die in der Kategorie befindlichen Transaktionen werden dir als Liste in deinem Konto angezeigt. Hier kannst du die gewünschte Transaktionen auswählen und neu kategorisieren.
- Nun hast du die Möglichkeit, die Zahlung zu bearbeiten in dem du auf “Bearbeiten” klickst.
- Wähle die neue Kategorie aus
- Bestätige mit “Speichern”