Generelle Informationen zu Holvi's Buchhaltung

Inhaltsverzeichnis
Buchhaltung

1. Was sind Einnahme- und Ausgabekategorien?
2. Überweisungen neu kategorisieren
3. Kommentiere Überweisungen

Budget
4. Generelle Informationen über das Budget
5. Wie funktioniert das Budget?
6. Umkategorisierung von Zahlungen

VAT
5. Aktivierung deiner USt
6. Ust-Report
7. USt auf eingehenden Zahlungen
8. Holvi's USt Support
 Wie rechnet Holvi die USt. in der Kontoübersicht aus?
 Bezahle USt mit Holvi


HINWEIS: Alle Vorgänge in Holvi Konten werden periodengerecht erfasst (wirksam ab dem 6. Februar 2015). Dies bedeutet, dass nur eingegangene Überweisungen für die Einnahmen und ausgegangene Überweisungen bei den Ausgaben eingerechnet werden. 

Was sind Einnahme- und Ausgabekategorien?

 

Die Fundierung deines Holvi Kontos besteht aus den Einnahme- und Ausgabekategorien, die du selbst erstellst. Alle Zahlungen kommen in eine von dir zugeordnete Einnahme- oder Ausgabekategorie. Zu jeder Kategorie kann auch ein eigenes Budget erstellt werden, damit du die einzelnen Kategorien auch voll ausschöpfen kannst.  

Budgets sind eines der ersten Dinge, die du bei deinem Holvi Konto erstellst.

Budgets zu den Einnahmekategorien werden auf der linken blauen Einnahmen-Seite erstellt. 

Um eine neue Einnahmekategorie zu erstellen, wähle ganz unten bei den Einnahmekategorien Hinzufügen (siehe Bild oben). Gib der Kategorie einen Namen und ein eigenes Budget (kann nur eine Schätzung sein) und wähle Erstellen

Die neue Kategorie ist jetzt unter deinen Einnahmekategorien zu sehen und du kannst sie sofort für deinen Online Shop und deine Rechnungen benutzen. Du kannst so viele Einnahme- und Ausgabekategorien erstellen, wie du möchtest und diese werden automatisch aktualisiert, sobald Zahlungen auf dein Holvi Konto eingehen! 

Für Ausgabekategorien wiederholst du denselben Prozess rechts auf der orangen Ausgabekategorie-Seite und du behältst ganz einfach den Überblick über deine Ausgaben!

Ich habe eine Rechnung verschickt, wo wird das Geld erfasst?

Falls du erst soeben eine Rechnung verschickt hast, ist das Geld wahrscheinlich noch nicht auf deinem Konto angekommen. Das nennen wir Laufende Einnahmen und diese Einnahmen werden auch unter der gleichnamigen Kategorie erfasst (siehe Bild unten). Sobald eine Rechnung bezahlt worden ist, wird der Betrag zur dazugehörigen Kategorie zugeordnet. 

Zusätzlich zu den von dir erstellten Kategorien gibt es auch die Kategorien Unkategorisiert, Ausstehende USt. und Laufende Einnahmen.

 

Ausstehende USt. (falls du bei deiner Registrierung angegeben hast USt.-pflichtig zu sein)

Alle Überweisungen, die USt. beinhalten und aus deinem Holvi Konto gehen, bilden deine ausstehende USt. Diese Kategorie zeigt dir an, wie viele an ausstehenden USt. dir zustehen. HINWEIS: Holvi führt alles periodengerecht auf und deswegen sind nur Überweisungen sichtbar, die realisiert worden sind. 

Laufende Einnahmen

Immer wenn du eine Rechnung über Holvi schickst, kommt die Summe der Rechnung zu den Laufenden Einnahmen. Das bedeutet, dass das Geld noch nicht bei dir angekommen ist und du noch darauf wartest. Hier siehst du alle Rechnungen, die noch nicht oder nicht vollständig bezahlt worden sind. Sobald eine Rechnung bezahlt wird, wird die Summe aus den Laufenden Einnahmen zur richtigen Einnahmekategorie hinzugefügt. 

Damit behältst du einen klaren Überblick über deine laufenden und eingegangenen Einnahmen!

Unkategorisiert 

Falls du eine Überweisung ohne Referenznummer bekommen solltest, wird es als unkategorisiert aufgelistet. Das kann passieren, wenn jemand eine Rechnung nur mit deiner Holvi IBAN bezahlt hat. Wenn du weisst, zu welcher Rechnung die unkategorisierte Überweisung gehört, kannst du diese manuell zusammenführen. Alle Überweisungen, die mit einer korrekten Referenznummer zu deinem Holvi Konto kommen, werden automatisch mit der richtigen Rechnung zusammengeführt. 

 

Auf der orangen Ausgabenseite findest du:

Zahlbare USt. (falls du bei deiner Registrierung angegeben hast USt.-pflichtig zu sein)

Alle Überweisungen, die USt. beinhalten und in dein Holvi Konto eingehen, bilden deine zahlbare USt. Diese Kategorie zeigt dir an, wie viel an zahlbaren USt. du momentan hast. HINWEIS: Holvi führt alles periodengerecht auf und deswegen sind nur Überweisungen sichtbar, die realisiert worden sind. 

Servicegebühren

Hier siehst du, wie viel an Holvi Servicegebühren von dir berechnet worden sind. Für die Servicegebühren kannst du auch einen Beleg bei unseren Reports erhalten.

Der Holvi Support hilft gerne weiter bei Fragen bezüglich Produkt oder Features und du kannst uns jederzeit direkt eine Fragen zuschicken.

 

Mit Holvis Budgetfunktion ist es möglich deine Transaktionen abzugrenzen und frei definierbare Zeiträume abzubilden. So funktioniert's: 

  • Beginne ein neues Geschäftsjahr und archiviere Transaktionen aus dem vorherigen.
  • Alle alten Transaktionen findest du in einer eigenen Kategorie "Archiv" wieder.
  • Dein Profit wird natürlich auch im neuen Budgetzeitraum angepasst und aktualisiert.

 

 

Überweisungen neu kategorisieren

Holvi basiert auf einer blauen Einkommensseite und einer orangenen AusgabensseiteDiese sind wiederum in Einkommens- und Ausgabenkategorien aufgeteilt und alle eingehenden und ausgehenden Überweisungen werden zu den von dir festgelegten Kategorien zugeordnet.

Eine Überweisung ist in der falschen Kategorie gelandet? Kein Problem, dann wähle einfach die besagte Überweisung in der Kategorie oder in deiner Übersicht aus und wähle die richtige Kategorie mit der Dropdown-Liste aus. Die alte und neue Kategorie der Überweisung werden dabei auch gleichzeitig aktualisiert und alles ist genau dort, wo du es selbst haben möchtest. 

 

Kommentiere Überweisungen

Kommunikation ist das A und O, besonders wenn man in einem Team gemeinsam ein Bankkonto führt. Deswegen bietet Holvi die Kommentierungsfunktion für alle Überweisungen in deinem Holvi Konto an. Deine Team-Mitglieder können einzelne Überweisungen problemlos kommentieren und andere können auf diese antworten. 

Wähle die Überweisung, die du gerne kommentiert haben möchtest, anschließend Kommentieren unter der Überweisung und füge deinen Kommentar hinzu. Jetzt können alle deine User in deinem Holvi Konto den Kommentar einsehen! 

 

 

Generelle Informationen über das Budget

Mit dem Budget kannst du relevante und aktuelle Informationen in deinen Einkommens- und Ausgabenkategorien anzeigen lassen. Du kannst den Budgetierungszeitraum wie folgt verwenden:

  • Archiviere die Transaktionen in deinem Konto von deinem Finanzjahr/Abrechnungsperiode
  • Sehe deine Transaktionen von deinen vorherigen Abrechnungsperioden in “Archiv vergangener Budgets anzeigen“ (auf der linken Seite in hellgrau in deiner Kategorie)
  • Auch die Berechnung des Ertrages ist aktualisiert und stimmt mit dem aktuellen Budget überein, da es die Einkommens- und Ausgabenkategorien vergleicht

 

 

Wie funktioniert das Budget?

Um zu dem Budget zu gelangen:
1. Klicke links oben auf die Kontodetails (das kleine Zahnrad)
2. Wähle Budget aus
3. Definiere deinen Budgetzeitraum. Hier kannst du zwischen monatlich, viertel-, halb- oder jährlichen Zeiträumen auswählen, die dann automatisch in deinem Hovi Konto übernommen werden.
4. Wenn du “benutzerdefiniert” auswählst, dann wähle auch ein Enddatum aus. Im nächsten Schritt schließe dann das aktuelle Budget und wähle eine neue Periode aus.


Nachdem der Budgetzeitraum festgelegt wurde, erscheinen alle Transaktionen, die das Datum in diesem Zeitraum haben in deinem Holvi Konto auf. Wenn du die älteren Transaktionens sehen möchtest, dann öffne die Einkommens- oder Ausgabenkategorie und suche nach den archivierten Transaktionen.


Bitte beachte, dass die Umkategorisierung von archivierten Zahlungen zu Differenzen in deinen Reports führen kann. Wenn du archivierte Zahlungen neuen Kategorien hinzufügen möchtest, dann deaktiviere das Budget, kategorisiere die Zahlung neu und aktiviere anschließend wieder das Budget.


Wenn du zum allerersten Mal das Budget aktivierst, dann ist das Startdatum automatisch der Tag der Kontoeröffnung. Wenn du bereits eine existierendes Budget hast, dann ist das Startdatum für das nächste Budget der Tag, nach dem Ablauf des vorherigen Budgets. Du kannst das Budget beliebig aktivieren und deaktivieren wie du möchtest, da die Transaktionen nicht gelöscht werden.


Die Holvi Reports sind davon nicht betroffen, da du die Daten für die Berichte individuell definieren kannst.

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Umkategorisierung von Zahlungen

Alle Transaktionen in deinem Holvi Konto sind deinen vordefinierten Einnahme- und Ausgabenkategorien zugewiesen. Hin und wieder kann es sein, dass du deine bereits registrierten Transaktionen neu ordnen musst.

1. Um Zahlungen von einer in eine andere Kategorie umzukategorisieren klicke hierzu einfach auf “Buchhaltung” in deinem Holvi Konto, danach wähle die Ein- oder Ausgabenkategorie aus, in der sich die Zahlung befindet.

2. Die in der Kategorie befindlichen Transaktionen werden dir als Liste in deinem Konto angezeigt. Hier kannst du die gewünschte Transaktionen auswählen und neu kategorisieren.

3. Nun hast du die Möglichkeit, die Zahlung zu bearbeiten in dem du auf “Bearbeiten” klickst.

4. Wähle die neue Kategorie aus

5. Bestätige mit “Speichern

 

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Aktivierung deiner Umsatzsteuer 

Wenn du die Steuer in deinem Konto aktivieren möchtest, dann schicke bitte ein Email an support@holvi.com. 

 

 

Der Umsatzsteuerreport
Den Umsatzsteuerreport findest du in deinen Buchhaltungsreports. Klicke dazu in deinem Konto links auf “Buchhaltung” und dann im weiteren Schritt rechts auf “Reports”.

 

 

 

USt auf eingehenden Zahlungen
Derzeit ist es noch nicht möglich die Umsatzsteuer auf eingehenden Zahlungen hinzuzufügen. Wenn du die Umsatzsteuer auf eine eingehende Zahlung wie zB von SumUP hinzufügen möchtest, dann kannst du dies mit der Erstellung einer Rechnung tun.

1. Erstelle eine neue Holvi Rechnung mit dir als Empfänger
2. Gib alle Informationen ein und wähle die richtige Steuer aus. Wenn du mehrere Transaktionen über den Monat hast, kannst du am Ende des Monats auch eine Rechnung für alle Transaktionen schreiben. Füge hierzu dann einfach weitere Zeilen mit der jeweiligen Steuer hinzu.
3. Speichere die Rechnung
4. Markiere die Rechnung als “gesendet” (verschicke sie nicht)
5. Nun kannst du die eingehende Transaktion mit der Rechnung hinzufügen. Bitte beachte, dass sich dafür die Transaktionen in der Kategorie “unkategorisiert” befinden müssen.

Beachte: Es handelt sich hier um eine Zwischenlösung, da du zusätzliche Rechnungen erstellst und “verschickst”. Bitte besprich dieses Vorgehen auch mit deinem Buchhalter.

 

 

 

Holvi's USt-Support

Der Holvi USt.-Support errechnet den USt.% bei allen Holvi Transaktionen.

Holvi rechnet die Umsatzsteuer auf beiden Seiten des Kontos aus, in den Einnahmen und bei den Ausgaben. Holvi erstellt dabei auch automatisch USt.-Kategorien dafür in den Einnahmen und Ausgaben. Mit dieser Funktion hat man einen praktischen Überblick über die bezahlten und zu bezahlenden Umsatzsteuern.



Wie rechnet Holvi die USt. in der Kontoübersicht aus?

Hovli rechnet die USt. wie folgt aus:

Du verkaufst ein Produkt für 1000€ mit einer USt. von 24%, Gesamtsumme ist 1240€. -> Deine zu bezahlende USt. beträgt also 240€ und dein USt.-Überschuss beträgt 0€.

Danach bezahlst du eine Rechnung von 100€ mit einer USt. von 24%, Gesamtsumme ist 124€ -> 24€ werden von deiner zu bezahlenden USt. subtraktiert auf 216€ und dein USt.-Überschuss bleibt bei 0€.

Du kannst deine USt.-Reports einsehen, in dem du auf die USt.-Kategorien klickst oder durch deine allgemeine Reports Übersicht.

 

Bezahle USt mit Holvi

Ist dein Holvi Konto Ust.-pflichtig und du hast Überweisungen erhalten, die eine USt. beinhalten, findest du eine Kategorie namens USt. Vorauszahlung auf deiner rechten Ausgabenseite. Diese Kategorie zeigt dir an, wie viel an USt. du zu zahlen brauchst laut deinem Einkommen. Ausgehende Zahlungen aus dieser Kategorie führen dazu, dass die Summe in dieser Kategorie weniger wird. Hier findest du weitere Informationen dazu, wie es genau funktioniert.

Du hast die Wahl zwischen zwei Optionen um deine USt. zu bezahlen: 1. Entweder bezahlst du die USt. direkt auf das Konto des Steueramtes oder 2. Du zahlst erst die USt. auf ein separates Bankkonto und anschließend auf das Konto des Steueramtes.

Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Zahle die USt. direkt auf das Konto des Steueramtes ein

  • Erstelle eine neue ausgehende Überweisungen in dem du Überweisungen auf der rechten Seite deiner Übersicht wählst und anschließend Neue Überweisung.
  • Gib einen Betreff an (nur für deine eigene Übersicht) und wähle aus Ausgabenkategorie Ust. Vorauszahlung.
  • Gib die IBAN Nummer deines Steueramtes an als Empfänger.
  • Betrag: Gib an wie viel an USt. du bezahlen möchtest. Das kann so viel sein, wie du in der Ausgabenkategorie hast oder nur ein Teil davon. Solltest du genau die Summe angeben, die sich in deiner USt. Vorauszahlung Kategorie befindet, wird die Kategorie automatisch auf 0,00€ reduziert.
  • Der Betrag kann auch nur ein Teil der USt. Vorauszahlung sein und nur dieser Teil wird dann von der Kategorie reduziert.
  • Vergiss nicht eine Referenznummer anzugeben, falls du so eine hast, oder eine Nachricht mit deiner USt.-Nummer oder Business ID hinzuzufügen. 
  • Mehr über deine USt. findest du in deinen USt.-Reports. Infos zu den Reports findest du hier.

2. Zahle deine USt. von Holvi auf ein separates Bankkonto.

  • Alles funktioniert genau so wie oben, gib einfach deine Kontonummer als Empfängerkonto an.

Das Wichtigste, woran du denken solltest, immer als Ausgabenkategorie USt. Vorauszahlung anzugeben, wenn du deine USt. bezahlst. Sonst stimmt die Buchhaltung nicht mehr überein und du solltest auch nicht andere Überweisungen aus dieser Kategorie tätigen. 

Nach der Zahlung deiner USt. wirst du wahrscheinlich immer noch Geld auf deinem Konto haben, dass du verwalten kannst. 

 

 

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