1. Laskujen asetukset
Holvin kautta hoidat helposti myös laskutuksen. Holvissa tehtyjä laskuja voi muokata itselleen sopiviksi sisällyttämällä laskutustietoihin yrityksen logon ja muita tietoja.
Pääset määrittämään omat tietosi klikkaamalla Laskut ja Aloita. Täytettyäsi tiedot ne lisätään automaattisesti jokaiseen Holvissa luomaasi laskuun.
Huom. Vain tilin perustaja voi aktivoida laskutuksen. Tilin perustajan pitää myös lähettää ensimmäinen lasku, jotta muut tilin käyttäjät voivat lähettää laskuja.
Laskutusasetuksia voi muokata myös jälkeenpäin. Voit mm. lisätä laskuihin henkilökohtaisen tervehdyksen, joka lisätään automaattisesti jokaiseen Holvissa luomaasi laskuun (voit myös elävoittää tekstiä markdown-muokkauskielellä). Suosittelemme lisäämään tiedot mm. maksuehdoistasi, verkkosivuistasi tai muut tärkeät tiedot vapaaseen tekstikenttään. Tällöin ne näkyvät valmiiksi asiakkaillesi lähettämissä laskuissa.
Laskun oletuskielen voi valita myös laskujen asetuksista. Vaihtoehdot ovat englanti, saksa ja suomi. Laskun kielen voi vaihtaa myös laskua luodessa, kohdasta Laskun tiedot > Laskun kieli.
2. Miten luon uuden laskun ja lähetän sen?
Luodaksesi uuden laskun valitse vasemmalta Laskutus ja Uusi Lasku. Ensin sinua pyydetään täyttämään laskun yleiset tiedot sekä vastaanottajan tiedot. Tämän jälkeen voit täyttää laskutettavat tuotteet tai palvelut.
Täytettyäsi kaikki kentät, voit tallentaa laskun. Holvin laskuista löytyy muokattavien perustietojen lisäksi automaattisesti muodostuva viitenumero. Kun saapuvassa maksussa on asianmukainen viitenumero, yhdistyy maksu lähetettyyn laskuun. Holvi tunnistaa viitenumeron myös saapuvan maksun viestikentästä. Jos maksusta ei löydy viitenumeroa, maksu päätyy tuloluokkaan luokittelemattomat, josta maksun voi yhdistää laskuun manuaalisesti.
Jos olet tallentanut laskun luonnokseksi ja lasku on valmis lähetettäväksi, voit lähettää laskun eteenpäin valitsemalla ensin laskun Laskut - kohdasta, valitse luonnos, jonka haluat lähettää ja oikeasta yläkulmasta Vaihtoehtojen -kohdan alta muokkaa, ja mene kohtaan Lähetä, jossa voit valita lataatko laskun PDF-tiedostona, lähetätkö laskun sähköpostitse vai verkkolaskuna.
Holvi seuraa laskujen maksutilannetta puolestasi. Maksetut laskut näkyvät kahden pankkipäivän sisällä Holvi-tililläsi ja määrittämäsi tuloluokka päivittyy automaattisesti. Lähetettyjä laskuja voi myöhemmin tarkastella yksittäisinä tapahtumina tai kokonaisvaltaisesti raporteista.
3. Laskujen tilat
Holvin laskuilla voi olla seuraavat eri tilat:
Luonnos
Olet tallentanut laskun, mutta sitä ei ole vielä lähetetty eteenpäin. Voit joko Lähettää laskun tai Merkitä sen lähetetyksi. Molemmat vaihtoehdot päivittävät laskuun valitun tuloluokan, mutta vain laskun lähettäminen välittää laskun ulos Holvista. Voit myös muokata tai poistaa luonnostilassa olevan laskun.
Lähetetty
Lasku on lähetetty tai merkitty lähetetyksi. Kun lasku maksetaan, Holvi yhdistää saapuvan maksun laskuun automaattisesti viitenumeron perusteella. Jos maksu saapuu ilman viitenumeroa, voit yhdistää maksun laskuun manuaalisesti avaamalla laskun ja merkitsemällä sen maksetuksi. Lähetettyä laskua ei voi poistaa.
Maksettu
Laskut jotka on yhdistetty maksuun viitenumeron perusteella merkitään maksetuiksi.
Erääntynyt
Jos laskua ei makseta eräpäivään mennessä, lasku näkyy erääntynyt-tilassa. Voit joko muokata laskun eräpäivää ja lähettää laskun uudestaan, tai poistaa laskun ja luoda kokonaan uuden. Et voi muokata lähetetyn laskun summaa, joten jos haluat lisätä kuluja erääntymisestä, sinun tulee luoda kokonaan uusi lasku.
Hyvitetty
Voit hyvittää laskun jos haluat poistaa sen tai merkitä osittain maksetun laskun hyvitetyksi. Hyvitettyyn laskuun ei enää odoteta saapuvaksi tuloja ja voit halutessasi lähettää sen asiakkaallesi kuittauksena hyvityksestä PDF:nä sähkpostin kautta. Täältä voit lukea lisää hyvityslaskuista.
Mitätöity
Tämä tila on poistetuille laskuille.