Laskut-toiminnon käyttöönotto

1. Laskujen asetukset

Holvin kautta hoidat helposti myös laskutuksen. Holvissa tehtyjä laskuja voi muokata itselleen sopiviksi sisällyttämällä laskutustietoihin yrityksen logon ja muita tietoja.

Pääset määrittämään omat tietosi klikkaamalla Laskut ja Aloita. Täytettyäsi tiedot ne lisätään automaattisesti jokaiseen Holvissa luomaasi laskuun.

Huom. Vain tilin perustaja voi aktivoida laskutuksen. Tilin perustajan pitää myös lähettää ensimmäinen lasku, jotta muut tilin käyttäjät voivat lähettää laskuja.

Suosittelemme lisäämään tiedot mm. maksuehdoistasi, verkkosivuistasi tai muut tärkeät tiedot vapaaseen tekstikenttään. Tällöin ne näkyvät valmiiksi asiakkaillesi lähettämissä laskuissa. 

Laskutusasetuksia voi muokata myös jälkeenpäin. Voit mm. lisätä laskuihin valitsemasi tekstin, joka lisätään automaattisesti jokaiseen Holvissa luomaasi laskuun (voit elävoittää tekstiä markdown-muokkauskielellä).

2. Miten luon uuden laskun ja lähetän sen?

Luodaksesi uuden laskun valitse vasemmalta Tulot-puolelta Laskutus ja Uusi Lasku. Ensin sinua pyydetään täyttämään laskun yleiset tiedot sekä vastaanottajan tiedot. Tämän jälkeen voit täyttää laskutettavat tuotteet tai palvelut.

 Täytettyäsi kaikki kentät, voit tallentaa laskun. Holvin laskuista löytyy muokattavien perustietojen lisäksi automaattisesti muodostuva viitenumero. Kun saapuvassa maksussa on asianmukainen viitenumero, yhdistyy maksu lähetettyyn laskuun. Holvi tunnistaa viitenumeron myös saapuvan maksun viestikentästä. Jos maksusta ei löydy viitenumeroa, maksu päätyy tuloluokkaan luokittelemattomat, josta maksun voi yhdistää laskuun manuaalisesti. 

Lasku tallentuu luonnokseksi. Voit tästä näkymästä lähettää laskun eteenpäin klikkaamalla laskun yläpuolelta Lähetä.

Valmiin laskun voit toimittaa suoraan vastaanottajan sähköpostiin tai ladata sen omalle koneellesi postitusta ja arkistointia varten. 

Holvi seuraa laskujen maksutilannetta puolestasi. Maksetut laskut näkyvät kahden pankkipäivän sisällä Holvi-tililläsi ja määrittämäsi tuloluokka päivittyy automaattisesti. Lähetettyjä laskuja voi myöhemmin tarkastella yksittäisinä tapahtumina tai kokonaisvaltaisesti raporteista.


3. 
Laskujen tilat

Holvin laskuilla voi olla seuraavat eri tilat: 

Luonnos

Olet tallentanut laskun, mutta sitä ei ole vielä lähetetty eteenpäin. Voit joko Lähettää laskun tai Merkitä sen lähetetyksi. Molemmat vaihtoehdot päivittävät laskuun valitun tuloluokan, mutta vain laskun lähettäminen välittää laskun ulos Holvista. Voit myös muokata tai poistaa luonnostilassa olevan laskun.

Lähetetty

Lasku on lähetetty tai merkitty lähetetyksi. Kun lasku maksetaan, Holvi yhdistää saapuvan maksun laskuun automaattisesti viitenumeron perusteella. Jos maksu saapuu ilman viitenumeroa, voit yhdistää maksun laskuun manuaalisesti avaamalla laskun ja merkitsemällä sen maksetuksi.

Maksettu

Laskut jotka on yhdistetty maksuun viitenumeron perusteella merkitään maksetuiksi.

Erääntynyt

Jos laskua ei makseta eräpäivään mennessä, laskulla on erääntyneessä tilassa. Voit joko muokata laskun eräpäivää ja lähettää laskun uudestaan, tai poistaa laskun ja luoda kokonaan uuden. Et voi muokata lähetetyn laskun summaa, joten jos haluat lisätä kuluja erääntymisestä, sinun tulee luoda kokonaan uusi lasku.

Hyvitetty

Voit hyvittää laskun jos haluat poistaa sen tai merkitä osittain maksetun laskun hyvitetyksi. Hyvitettyyn laskuun ei enää odoteta saapuvaksi tuloja ja voit halutessasi lähettää sen asiakkaallesi kuittauksena hyvityksestä PDF:nä sähkpostin kautta. Täältä voit lukea lisää hyvityslaskuista. 

Mitätöity

Tämä tila on poistetuille laskuille.