1. Kulukorvaukset yleisesti
Holvin kulukorvaustoiminnolla voit korvata esimerkiksi matkalaskut tai maksaa takaisin esim. projektityöntekijän projektia varten tekemät hankinnat.
Voit tehdä kulukorvauksen kahdella eri tapaa. Joko voit kirjata ja maksaa kulut suoraan Holvi-tilille ja liittää kuvat kuiteista suoraan maksutapahtumiin tai lähettää korvauksen hakijalle sähköpostilla erillisen kulukorvauslomakkeen. Huomioithan, että jos kirjaat ja maksat kulun suoraan Holvista, velkojaksi kirjataan sinun nimesi.
Molemmat toiminnot ovat saatavilla Holvin Kulukorvaukset-valikossa.
2. Kulukorvauksen luominen suoraan Holvissa
Tehdäksesi suoran kulukorvauksen:
1. Valitse Kulukorvaukset sivun vasemmalta löytyvästä valikosta
2. Valitse Luo uusi kulukorvaus
3. Täytä kulukorvauksen aihe
4. Täytä vastaanottajan tilitiedot
5. Täytä kulukorvauksen tiedot ja lisää kuitti
6. Tallenna korvaus myöhempää käsittelyä varten tai maksa heti
3. Erillisen kulukorvauslomakkeen lähettäminen
Käytä tätä toimintoa kun korvauksen hakija on muu kun korvauksen käsittelijä.
- Valitse Kulukorvaukset
- Valitse Lähetä kulukorvauslomake. Tästä napista pääset näkymään, joka listaa kaikki henkilöt, joille olet jakanut kulukorvauslomakkeen ja jotka voivat hakea sinulta tällä hetkellä korvausta. Jos haluat jakaa kulukorvauslomakkeen uuden henkilön kanssa klikkaa listan ylälaidasta Kutsu uusi. Kutsua varten tarvitset vain vastaanottajan nimen ja sähköpostin. Vastaanottaja saa tämän jälkeen sähköpostiinsa linkin kulukorvauslomakkeeseen, johon hän täyttää maksutietonsa, korvauksen aiheellisuuden ja liittää mukaan skannatun liitteen tai valokuvan kuitista. Samaan lomakkeeseen voi sisällyttää monta eri kulukorvausta ja samaa kulukorvauslinkkiä voi käyttää useita eri kertoja.
- Jos olet jakanut kulukorvauslomakkeen henkilölle, joka odottaa korvausta, ja hän ei ole saanut linkkiä, sinun tulee toimia seuraavasti:
A) Etsi henkilö valitsemalla Kulukorvaukset > Lähetä kulukorvauslomake (oikea yläkulma) > Klikkaa henkilön kohdalta kolmea pistettä oikealla > Valitse 'Poista käytöstä'.
B) Valitse Kontaktit (päävalikosta) > Etsi oikea henkilö (jolle olet lähettämässä kulukorvausta) > Klikkaa nimeä > Valitse oikeasta yläkulmasta kohta Vaihtoehdot ja poista kontakti valitsemalla Poista.
C) Valitse taas Kulukorvaukset > Lähetä kulukorvauslomake (oikea yläkulma) > Etsi oikea henkilö ja klikkaa henkilön kohdalta kolmea pistettä oikealla > Valitse Aktivoi linkki. - Estääksesi toiminnon nykyisiltä hakijoilta klikkaa henkilön kohdalla oikeasta laidasta auki lisävalinnat ja sen jälkeen Poista käytöstä.
- Jos haluat kutsua uuden käyttäjän, valitse Kutsu uusi ja täytä kutsuttavan tiedot. Lähetät kutsun painamalla Kutsu uusi. Kun korvausta hakeva henkilö lähettää korvauslomakkeen eteenpäin, saat Holviisi ilmoituksen kulukorvauksen saapumisesta. Voit hyväksyä ja maksaa (varmennus tapahtuu puhelimellasi) tai hylätä kulukorvaukset tapauskohtaisesti. Tapahtumaan voi lisätä oman merkinnän selventämään asiaa esim. jos hylkäät kulukorvauksen. Voit tallentaa kuitit omalle koneellesi tai pitää ne tallessa Kulukorvaukset-valikossa kirjanpitoa ja myöhempää tarkastelua varten.