Yleistä tietoa kulukorvauksista

1. Kulukorvaukset yleisesti

Holvin kulukorvaustoiminnolla voit korvata esimerkiksi matkalaskut tai maksaa takaisin esim. projektityöntekijän projektia varten tekemät hankinnat. 

Voit tehdä kulukorvauksen kahdella eri tapaa:

• Kirjata ja maksaa kulut suoraan Holvi-tilille ja liittää kuvat kuiteista suoraan maksutapahtumiin

tai 

• Lähettää korvauksen hakijalle sähköpostitse erillisen kulukorvauslomakkeen.

Huom: Jos kirjaat ja maksat kulun suoraan Holvista, velkojaksi kirjataan sinun nimesi. 

Molemmat toiminnot ovat saatavilla "Kulukorvaukset"-sivulta. 

2. Kulukorvauksen luominen suoraan Holvissa

Tehdäksesi suoran kulukorvauksen:

1. Avaa Kulukorvaukset sivu vasemmalta löytyvästä valikosta
2. Valitse Uusi kulukorvaus
3. Täytä kulukorvauksen kuvaus, vastaanottajan tilitiedot sekä kulukorvauksen tiedot, ja lisää kuitti.
4. Tallenna korvaus myöhempää käsittelyä varten tai maksa heti.

3. Erillisen kulukorvauslomakkeen lähettäminen

Käytä tätä toimintoa kun korvauksen hakija on muu kun korvauksen käsittelijä.

1. Avaa "Kulukorvaukset" > "Velkojat" sivu.
2. Uusi kulukorvauksen hakija".
3. Tästä pääset näkymään joka listaa kaikki henkilöt joille olet jakanut kulukorvauslomakkeen ja jotka voivat hakea sinulta tällä hetkellä korvausta.
   • Jos haluat jakaa kulukorvauslomakkeen uuden henkilön kanssa klikkaa listan ylälaidasta Uusi kulukorvauksen hakija. 
   • Kutsua varten tarvitset vain vastaanottajan nimen ja sähköpostin.
   • Vastaanottaja saa tämän jälkeen sähköpostiinsa linkin kulukorvauslomakkeeseen johon hän täyttää maksutietonsa, korvauksen aiheen, ja liittää mukaan skannatun liitteen tai valokuvan kuitista.
   • Samaan lomakkeeseen voi sisällyttää monta eri kulukorvausta ja samaa kulukorvauslinkkiä voi käyttää useita eri kertoja.
4. Jos olet jakanut kulukorvauslomakkeen henkilölle, joka odottaa korvausta, ja hän ei ole saanut linkkiä, sinun tulee toimia seuraavasti:
   1. Etsi henkilö valitsemalla Kulukorvaukset > Uusi kulukorvaus (oikea yläkulma) > Klikkaa henkilön kohdalta kolmea pistettä oikealla > Valitse 'Poista käytöstä'. 
      
   2. Avaa Kontaktit sivu (päävalikosta) > Etsi oikea henkilö (jolle olet lähettämässä kulukorvausta) > Klikkaa nimeä > Valitse oikeasta yläkulmasta kohta Vaihtoehdot ja poista kontakti valitsemalla Poista.
   3. Valitse taas Kulukorvaukset > Uusi kulukorvaus (oikea yläkulma) > Etsi oikea henkilö ja klikkaa henkilön kohdalta kolmea pistettä oikealla > Valitse Aktivoi linkki.
      
5. Estääksesi toiminnon nykyisiltä hakijoilta klikkaa henkilön kohdalla oikeasta laidasta auki lisävalinnat ja sen jälkeen Poista käytöstä.
6. Jos haluat kutsua uuden käyttäjän, valitse Uusi kulukorvauksen hakija ja täytä kutsuttavan tiedot. Lähetät kutsun painamalla Kutsu kulukorvauksen hakija. Kun korvausta hakeva henkilö lähettää korvauslomakkeen eteenpäin, saat Holviisi ilmoituksen kulukorvauksen saapumisesta. Voit hyväksyä ja maksaa (varmennus tapahtuu puhelimellasi) tai hylätä kulukorvaukset tapauskohtaisesti. Tapahtumaan voi lisätä oman merkinnän selventämään asiaa esim. jos hylkäät kulukorvauksen. Voit tallentaa kuitit omalle koneellesi tai pitää ne tallessa Kulukorvaukset-valikossa kirjanpitoa ja myöhempää tarkastelua varten.