Kulukorvausten tekeminen Holvissa

Holvin kulukorvaustoiminnolla voit korvata esimerkiksi matkalaskut tai maksaa takaisin ihmisille heidän projektia varten tekemänsä hankinnat.

Voit tehdä kulukorvauksen kahdella eri tapaa. Joko voit kirjata ja maksaa kulut suoraan Holvi-tilille ja liittää kuvat kuiteista suoraan maksutapahtumiin TAI lähettää korvauksen hakijalle sähköpostilla erillisen kulukorvauslomakkeen.

Molemmat toiminnot ovat saatavilla Holvin Kulukorvaukset-valikossa.

Tehdäksesi suoran kulukorvauksen tililtä valitse Luo kulukorvaus ylläolevan kuvan mukaisesti . Voit nyt kirjata korvattavat maksutapahtumat ALV-luokkineen ja kuitteineen ja joko tallentaa korvauksen myöhempää käsittelyä varten tai maksaa sen heti.

Lähettääksesi erillisen kulukorvauslomakkeen valitse kulukorvausvalikosta Lähetä kulukorvauslomake. Tästä napista pääset näkymään joka listaa kaikki henkilöt joille olet jakanut kulukorvauslomakkeen ja jotka voivat hakea sinulta tällä hetkellä korvausta. Estääksesi tämän nykyisiltä hakijoilta klikkaa henkilön kohdalla oikeasta laidasta auki lisävalinnat ja sen jälkeen Poista käytöstä. Jos haluat jakaa kulukorvauslomakkeen uuden henkilön kanssa klikkaa listan ylälaidasta Kutsu uusi.

Kutsua varten tarvitset vain vastaanottajan nimen ja sähköpostin. Vastaanottaja saa tämän jälkeen sähköpostiinsa linkin kulukorvauslomakkeeseen johon hän täyttää maksutietonsa, korvauksen aiheellisuuden ja liittää mukaan skannauksen tai valokuvan kuitista. Samaan lomakkeeseen voi sisällyttää monta eri kulukorvausta ja samaa kulukorvauslinkkiä voi käyttää useita eri kertoja.

Kun korvausta hakeva henkilö lähettää korvauslomakkeen eteenpäin, saat Holviisi ilmoituksen kulukorvauksen saapumisesta. Voit hyväksyä ja maksaa (varmennus tapahtuu puhelimellasi) tai hylätä kulukorvaukset tapauskohtaisesti. Tapahtumaan voi lisätä oman merkinnän selventämään asiaa esim. jos hylkäät kulukorvauksen. Voit tallentaa kuitit omalle koneellesi tai pitää ne tallessa Kulukorvaukset-valikossa kirjanpitoa ja myöhempää tarkastelua varten.

Seuraa
Oliko tämä artikkeli hyödyllinen?
1/1 koki tästä olevan apua

Kommentit

  • Avatar
    Saara

    Hei, hinnoittelusivulla lukee että holvi veloittaa "0,90€ / maksutapahtuma". Lasketaanko kulukorvaukset myös maksutapahtumaksi, eli veloitetaanko kulukorvauksista myös 0,90€?

  • Avatar
    Jonas

    Hei Saara!

    Kyllä, myös kulukorvaus on maksutapahtuma sillä raha liikkuu tililtä ulos. Kuitenkin yksi korvaus voi sisältää monia eri kuitteja jotka niputetaan lopussa yhdeksi maksutapahtumaksi. Näin palvelumaksu peritään vain kokonaiskorvauksesta eikä jokaisesta yksittäisestä kuitista.

    Toivottavasti tämä selkeytti!

    Ystävällisin terveisin,
    Jonas

  • Avatar
    Mauri 'Jami' Järvinen

    Kuitti lomakkeella näyttää olevan tarpeen. Mikä on suosituksenne mitä siihen laitetaan silloin kun laskutetaan vain kilometrikorvauksia? Kuvakaappaus kartasta ajokilometreistä?

  • Avatar
    Jonas

    Terve Mauri!

    Tähän ei ole valitettavasti meidän puoleltamme suosituksia. Uskoisin, että saisit esimerkiksi kirjanpitäjältäsi selkeän vastauksen siihen minkälaisen kuitin he mielellään ottavat vastaan.

    Pahoittelut etten voinut auttaa tämän enempää,
    Jonas

  • Avatar
    Lari

    Miten lähetän uuden kulukorvauslomakkeen? En löytänyt kohtaa lähetä uusi linkki/lomake? Tosin sivu skaalautui Mozillalla huonosti, joten voi johtua siitäkin etten vain nähnyt.

  • Avatar
    Elmo Allén
    Mulla on (todnäk, jos ymmärsin oikein) sama ongelma kuin Larilla: en löydä mistään kohtaa, josta aktiiviselle kulukorvausten hakijalle voisi lähettää linkin korvauslomakkeen täyttämiseen uudelleen. Sama ongelma myös Firefoxin kanssa: korvausten hakijan ...-menusta avautuva ikkuna menee nyt näkyvän alueen ulkopuolelle. Chromessa toimii, ja sieltäkään ei löydy mitään toimintoa lähettää uudelleen. Ainoastaan poistaa käytöstä. Edellinen Holvi-tilimme käyttäjä on näköjään vain luonut samoja henkilöitä sitten uudelleen. Aika kökköä. Ei pitäisi vaatia suurtakaan development-panosta luoda siihen kontaktiboksiin nappi "Lähetä linkki uudelleen".
  • Avatar
    Jonas
    Terve! Ja kiitos rakentavasta palautteesta. Olette aivan oikeassa, että tuollainen "Lähetä linkki uudelleen"-nappi ei ole paljoa vaadittu. Pyrin siis viemään asiaa parhaani mukaan eteenpäin! Ja pahoittelut, että tuo Firefox-bugi on aiheuttanut ylimääräistä päänvaivaa, siivotaan se pois häiritsemästä. Ystävällisin terveisin, Jonas
  • Avatar
    Elmo Allén
    Ah, täällä ehdittiinkin jo vastata sillä välin, kun kirjoitin support ticketin myös samasta. Hyvä että tuli viesti perille.
Palvelun toteuttaa Zendesk