Holvi Bookkeeper – Palvelukuvaus

Kenelle palvelu sopii?

Holvi Bookkeeper on suunniteltu yksityisille elinkeinonharjoittajille (= toiminimiyrittäjille). 

Palveluun kuuluu yhdenkertainen eli maksuperusteinen kirjanpito. Lain mukaan yhdenkertainen kirjanpito on riittävä mikroyrityksille eli yrityksille, joiden toiminnassa korkeintaan yksi seuraavista ehdoista ylittyy nykyisellä ja edellisellä tilikaudella:

• Taseen loppusumma ylittää 100 000 €.
• Liikevaihto ylittää 200 000 €.
• Palveluksessa keskimäärin 3 henkilöä.

Suurin osa suomalaisista toiminimiyrityksistä kuuluu tällaisiin mikroyrityksiin, joille riittää yhdenkertainen kirjanpito.

Palvelussa keskeistä on, että kaikki yrityksen rahaliikenne kulkee Holvin kautta. Yrittäjä lähettää siis laskut Holvin laskutustyökalulla ja maksaa yrityksen kulut joko tilisiirtoina tai Holvin maksukortilla. Myös ulkomaan myynnit hyväksytään palveluun. Yrittäjä voi kerätä tuloja myös maksupäätelaitteella, mutta jos käytössä on joitakin muita Holvin ulkopuolisia maksupalveluja, kuten erillinen verkkokauppa tai Paypal, palvelu ei sovi yritykselle.

Palvelua käyttävällä yrityksellä ei voi olla työntekijöitä, eli pakettiin ei sisälly palkanmaksu. Toiminimiyrittäjänä kaikki yrityksen tulot ovat yrittäjän omaa henkilökohtaista tuloa, eli yrittäjäkään ei nosta varsinaisesti palkkaa, vaan voi tehdä tililtä niin sanottuja yksityisottoja.

Yrityksen tilikauden tulee olla kalenterivuosi.

Lisäksi yrityksen on oltava ennakkoperintärekisterissä, eli yritys maksaa ennakkoveroa. 

Lähtökohtaisesti yrityksen on oltava myös arvonlisäverorekisterissä, eli yritys on alv-velvollinen. Jos liikevaihto jää selvästi alle alv-rajan, eli 10 000 euron vuodessa, alv-velvollisuus ei ole pakollista, mutta suosittelemme sitä silti. Jos vuoden lopuksi liikevaihto jää alle alv-velvollisuuden rajan, saa yrittäjä maksamansa alvit takaisin alarajahuojennuksena. Kirjanpitäjä hakee yritykselle alarajahuojennuksen.

Palvelun aloitus

Palveluun pääsee mukaan rekisteröitymällä ensin normaalisti Holviin. Palvelu on yksi Holvin palvelupaketeista, joten asiakas voi itse valita sen käyttöliittymässä. Ennen palvelun käyttöönottoa pyydämme lisätietoja, jotta voimme varmistaa, että yrittäjä sopii palveluun ja valmistella kirjanpidon aloittamisen tai siirron jo olemassa olevien kirjanpitoaineistojen perusteella.

Miten palvelu toimii käytännössä?

Olennaista on, että kaikki yrityksen rahaliikenne kulkee Holvin kautta. Kirjanpito perustuu Holvissa oleviin tapahtumiin ja niiden tositteisiin.

Asiakas kerää siis tuloja joko laskuttamalla Holvista tai maksupäätelaitteella niin, että myynnit tilitetään Holvi-tilille. Yrityksen kulut voidaan maksaa joko normaalisti tilisiirtoina tililtä tai Holvi Business Prepaid Mastercard® -maksukortilla. Tilitapahtumien perusteella kirjanpitäjä tekee kirjanpidon ja hoitaa verojen maksun.

Mitä asiakkaan tulee tehdä?

Kerätä tuloja Holvin kautta. Käytännössä siis lähettää laskut Holvista tai jos käytössä on maksupääte, ohjata tilitykset Holvi-tilille.

Hoitaa yrityksen maksuliikenteen Holvin kautta ja tallentaa kirjanpitoaineisto, eli tositteet, Holviin. Kaikissa tilitapahtumissa pitää olla tosite eli esimerkiksi kuitti tai lasku. 

Maksutapahtuman yhteyteen tulee myös kirjata kommentti, jossa kerrotaan lisätietoja tapahtumasta. Näin kirjanpitäjä tietää, voiko maksun vähentää kirjanpidossa vai ei. Esimerkki: jos yrittäjä tarjoaaa liikelounaan, hän kirjaa, kenen kanssa on ollut lounastamassa. Muuten tapahtumaa ei voi vähentää. 

Jos yrittäjä tekee maksuja tai nostaa rahaa omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä, hän lisää tapahtumaan kommentin, jossa kerrotaan kyseessä olevan yksityisotto.

Holvista lähetettäviin laskuihin muodostuu tosite (eli lasku) automaattisesti. Jos yrittäjä tekee hankintoja yritykselle maksamalla Holvin maksukortilla, hän tallentaa kuitin ostosta tilitapahtuman yhteyteen. Kuitista voi ottaa kuvan puhelimella ja tallentaa sen Holvin mobiilisovelluksella. Jos yrityksen laskuja maksetaan Holvi-tililtä, voidaan maksuun liittää lasku esimerkiksi PDF-tiedostona. Helpointa on tilata yrityksen laskut verkkolaskuina (jos se on laskuttajalle mahdollista), niin tosite tallentuu automaattisesti tapahtuman yhteyteen. 

Ulkomaan myynnit: palveluun hyväksytään ulkomaan myynnit. Jos yrityksellä on yhteisömyyntiä, eli EU:n sisäistä myyntiä toiselle yritykselle, pitää yrittäjän tietää vastaanottajan alv-tunnus. Alv-tunnus tulee olla näkyvillä joko laskulla tai kirjoittaa laskun lisätietoihin. Jos myynti tapahtuu EU:n ulkopuolelle tai kuluttaja-asiakkaalle, alv-tunnusta ei tarvita. Yhteisömyynnit täytyy laskuttaa samassa kuussa kun palvelu on suoritettu.

Jos yrittäjä kerää maksuja maksupäätteellä, lisää hän maksupäätteen tarjoajalta saamansa myyntiraportin aina kuukauden ensimmäiseen tilitykseen. Esimerkki: kesäkuun myyntien tilityksiä tulee tilille pitkin kuuta, mutta ensimmäisen tilitys tulee 2. kesäkuuta. Myyntiraportti kesäkuun myynneistä tulee heinäkuun alussa. Asiakas liittää raportin (esimerkiksi PDF-tiedoston) tuohon 2. kesäkuuta saamaansa tilitykseen. 

Holvi on aina ensisijainen tapa tehdä maksuja: joko maksukortilla tai tilisiirtoina. Jos asiakkaalle kuitenkin tulee Holvin ulkopuolisia tapahtumia, eli hän tekee esimerkiksi yrityksen oston omalla luottokortilla, tulee asiakkaan lisätä tapahtuma tositteineen Holviin: Miten lisään Holvin ulkopuolisen tapahtuman kirjanpitoon?

Asiakkaan tulee itse huolehtia, että kaikissa tilitapahtumissa on tositteet. Emme muistuta niistä erikseen. Kuititttomat tapahtumat käsitellään kirjanpidossa yksityisottoina. Tällaiset tapahtumat katsotaan siis asiakkaan omaksi henkilökohtaiseksi käytöksi. Jos kyseessä on kuitenkin yritystoiminnan kulu, jonka asiakas haluaa vähentää kirjanpidossa, tapahtumaan tulee liittää kuitti. Lähetämme asiakkaalle kuukauden päätteeksi tuloslaskelman sähköpostitse. Jos asiakas lisää vielä tämän jälkeen kuitteja, ne huomioidaan takautuvasti kirjanpidossa eli seuraavan kuukauden laskelmalla.

Ajoneuvon käyttö. Jos yrittäjällä on henkilöauto, tulee hänen pitää ajopäiväkirjaa. Ajopäiväkirjaa voi pitää esimerkiksi Excelissä. Holvi ei siis toimita erillistä pohjaa ajopäiväkirjalle, vaan yrittäjä pitää sitä itselleen sopivalla sähköisellä tavalla. Ajopäiväkirjasta pitää ilmetä käytön päivämäärä, lähtö- ja paluuaika sekä mistä on lähdetty liikkeelle ja mihin on menty. Loppuvuodesta asiakas saa sähköisen lomakkeen, johon asiakas koostaa yhteenvedon kilometreistä ja päivärahoista. Täytetyn lomakkeen perusteella Holvi hakee verottajalta korvaukset.  Ajopäiväkirja tulee säilyttää tallessa asiakkaan toimesta.  

Jos yrittäjä käyttää henkilöautoa yritysajoihin yli 50 % ajoneuvon kokonaiskäytöstä, hän voi maksaa sen bensakulut ja huoltokulut Holvi-kortilla tai suoraan Holvi-tililtä. Yrittäjä lisää tällöin näihin tapahtumiin normaalisti kuitit. Kulut sisällytetään kirjanpitoon ja ne vähennetään kuluina suhteessa  auton kokonaiskäyttöön. Esimerkki: jos autoa käytetään yrityksen ajoihin 60 % kokonaiskäytöstä, voidaan kuluina vähentää kirjanpidossa 60 %.

Jos henkilöautoa käytetään yritysajoihin alle 50 % käytöstä, ei kuluja kirjata kirjanpitoon. Sen sijaan yrittäjä voi hakea kilometrikorvauksia tilikauden päätyttyä. 

Arvonlisäveroja ei vähennetä jos on yhtään henkilökohtaista ajoa.

Asiakas ilmoittaa arvion vuoden tuloista OmaVeroon itse. Tämän perusteella määräytyy ennakkoverojen määrä. Holvi tilittää ennakkoverot asiakkaan tililtä, mutta asiakkaan tulee itse pitää arvio ajan tasalla. Kirjanpitäjä hakee ennakkoverojen maksutiedot suoraan OmaVerosta, eli asiakkaan ei tarvitse erikseen ilmoittaa tietoja meille.

Asiakkaan tulee pitää huolta, että Holvi-tilillä on riittävästi varoja ennakkoverojen ja alvien maksua varten. Muuten kirjanpitäjä ei voi tehdä tarvittavia tilityksiä. Tämän vuoksi emme vastaa myöhästyneistä maksuista aiheutuvista lisäkuluista.

Mitä Holvi tekee? Mitä asiakas saa palvelusta?

Holvin tilitapahtumiin perustuen teemme kuukausittaisen yhdenkertaisen (maksuperusteisen) kirjanpidon. Asiakas saa kuukauden päätteeksi sähköpostiin yrityksen tuloslaskelman.

Ilmoitamme yrityksen arvonlisäverot verottajalle ja maksamme ne asiakkaan Holvi-tililtä kuukausittain. 

Asiakkaan tulee itse tehdä verottajalle tuloarvio, jonka perusteella määräytyy ennakkoverojen määrä. Haemme tiedot OmaVerosta ja maksamme asiakkaan ennakkoverot kuukausittain.

Täytämme yrityksen vuosiveroilmoituksen kerran vuodessa. Sitä varten yrittäjän ei tarvitse tehdä erikseen mitään, vaan toimitamme täytetyn veroilmoituksen suoraan verottajalle.

Emme tee yritykselle tilinpäätöstä, koska se ei ole mikroyritykselle lain mukaan pakollinen.

Kirjanpidosta huolehtii tilitoimisto Lemon Tree Oy. Jotta he voivat tehdä kirjanpidon ja maksaa yrityksen verot, annetaan kirjanpitäjälle käyttöoikeudet asiakkaan Holvi-tilille. Kirjanpitäjä saa Ylläpitäjä-tasoiset oikeudet tilille, jotta hän voi maksaa alvit ja ennakkoverot sekä hakea tarvitsemansa kirjanpitoaineiston. Lue lisää käyttöoikeuksista täällä.

Tämän lisäksi kirjanpitäjä tarvitsee ns. Katso-valtuutuksen OmaVero-palveluun. Näin kirjanpitäjä pystyy tekemään alv-ilmoituksen sekä hakemaan ennakkoverojen summan maksua varten. Pyydämme oikeudet palvelun aloituksen yhteydessä sähköpostitse.

Asiakkaan tukikanavat palvelussa ovat chat, sähköposti ja puhelin.

Chatin löytää kirjautumalla Holvi-tilille verkkoselaimesta oikeasta alakulmasta olevasta ohjepainikkeesta.

Chat on avoinna arkisin klo 9–17. Näiden aikojen ulkopuolella asiakas voi jättää meille sähköpostia osoitteeseen support@holvi.com. Kiireellisissä asioissa asiakas voi ottaa yhteyttä puhelimitse soittamalla numeroon +358 75 325 2935, jossa palvelemme arkisin klo 10-16.

Chatissa voi kysyä kysymyksiä Holvin palveluun, kirjanpitoon ja verotukseen liittyen, mutta emme tee verosuunnittelua tai verokonsultointia. Autamme kuitenkin yleisissä kirjanpitoon liittyvissä verokysymyksissä, kuten vähennysten teossa.

Mitä palvelu sisältää?

Holvi Bookkeeper -paketti sisältää sekä Holvin palvelut että kirjanpidon palvelut. Kirjanpidon toteuttaa kumppanitilitoimistomme Lemon Tree Oy.

Paketti kattaa siis:

Holvin palvelut

• Holvi-yritystili 
• Holvi Business Prepaid Mastercard®
• Holvin laskutustyökalu
• Holvin mobiilisovellus
• Kuittien digitointi ja tiliraportit

Kirjanpitäjän palvelut

• Yhdenkertainen kirjanpito kuukausittain
• Arvonlisäveroilmoitus ja alvien tilitys kuukausittain
• Ennakkoverojen tilitys kuukausittain
• Vuosiveroilmoituksen täyttö ja toimitus verottajalle kerran vuodessa

Tuki

• Holvin ja kirjanpidon tuki chatissa, sähköpostitse ja puhelimitse

Palveluun ei kuulu

• Ennakkoverojen arviointi ja hakeminen
• Juridinen neuvonta
• Verosuunnittelu
• Yhtiöjärjestelyt
• Velkaneuvonta
• Perintätoiminta
• Maksuvalvonta
• Palvelu alaikäiselle
• Tase
• Osakeyhtiöiden kirjanpito ja tilitoimistopalvelut
• Palkkahallinto ja muut työntekijöihin liittyvät palvelut
• Palvelu yritykselle, jonka tilikausi on muu kuin kalenterivuosi

Ennakkoperintärekisteriin kuulumattoman yrityksen kirjanpito ja tilitoimistopalvelut

Kenelle palvelu sopii?

Holvi Bookkeeper on suunniteltu yksityisille elinkeinonharjoittajille (= toiminimiyrittäjille). 

Palveluun kuuluu yhdenkertainen eli maksuperusteinen kirjanpito. Lain mukaan yhdenkertainen kirjanpito on riittävä mikroyrityksille eli yrityksille, joiden toiminnassa korkeintaan yksi seuraavista ehdoista ylittyy nykyisellä ja edellisellä tilikaudella:

• Taseen loppusumma ylittää 100 000 €.
• Liikevaihto ylittää 200 000 €.
• Palveluksessa keskimäärin 3 henkilöä.

Suurin osa suomalaisista toiminimiyrityksistä kuuluu tällaisiin mikroyrityksiin, joille riittää yhdenkertainen kirjanpito.

Palvelussa keskeistä on, että kaikki yrityksen rahaliikenne kulkee Holvin kautta. Yrittäjä lähettää siis laskut Holvin laskutustyökalulla ja maksaa yrityksen kulut joko tilisiirtoina tai Holvin maksukortilla. Myös ulkomaan myynnit hyväksytään palveluun. Yrittäjä voi kerätä tuloja myös maksupäätelaitteella, mutta jos käytössä on joitakin muita Holvin ulkopuolisia maksupalveluja, kuten erillinen verkkokauppa tai Paypal, palvelu ei sovi yritykselle.

Palvelua käyttävällä yrityksellä ei voi olla työntekijöitä, eli pakettiin ei sisälly palkanmaksu. Toiminimiyrittäjänä kaikki yrityksen tulot ovat yrittäjän omaa henkilökohtaista tuloa, eli yrittäjäkään ei nosta varsinaisesti palkkaa, vaan voi tehdä tililtä niin sanottuja yksityisottoja.

Yrityksen tilikauden tulee olla kalenterivuosi.

Lisäksi yrityksen on oltava ennakkoperintärekisterissä, eli yritys maksaa ennakkoveroa. 

Lähtökohtaisesti yrityksen on oltava myös arvonlisäverorekisterissä, eli yritys on alv-velvollinen. Jos liikevaihto jää selvästi alle alv-rajan, eli 10 000 euron vuodessa, alv-velvollisuus ei ole pakollista, mutta suosittelemme sitä silti. Jos vuoden lopuksi liikevaihto jää alle alv-velvollisuuden rajan, saa yrittäjä maksamansa alvit takaisin alarajahuojennuksena. Kirjanpitäjä hakee yritykselle alarajahuojennuksen.

Miten saan palvelun käyttöön?

Jos et ole vielä Holvin käyttäjä:

Aloita rekisteröitymällä Holviin – täällä on tarkemmat ohjeet, miten se tapahtuu. Kun olet varmentanut tietosi ja tilisi on vahvistettu, tarkista, että yrityksesi on merkitty Holvissa alv-velvolliseksi eli alv-tukesi on aktivoitu. Katso tarkemmat ohjeet täältä.

Saat meiltä sähköpostitse lomakkeen, jossa pyydämme lisätietoja kirjanpitoon liittyen. Kun olet täyttänyt lomakkeen, ohjeistamme sinut eteenpäin. Jos yrityksellä on ollut jo toimintaa, eli olet tehnyt kirjanpidon joko itse tai kirjanpitäjäsi on tehnyt sen, pyydämme sinua toimittamaan viimeisimmän tuloslaskelman.

Kun tilisi on varmennettu, voit alkaa laskuttaa Holvissa ja saat Holvi Business Mastercard -korttisi kymmenen päivän sisällä. Kaikki on valmista!

Jos olet jo Holvin käyttäjä:

Voit valita itse Bookkeeper-palvelun muuttamalla palvelupakettiasi. 

1. Kirjaudu sisään tilillesi.
2. Klikkaa vihreää ikonia oikeasta yläkulmasta ja valitse Tilin hinnoittelu
3. Valitse hinnoittelumalliksesi Holvi Bookkeeper.

Kun olet valinnut palvelupaketin Bookkeeper, saat meiltä sähköpostitse lomakkeen, jossa pyydämme sinua kertomaan lisätietoja kirjanpidon aloittamista varten. Kun olet täyttänyt lomakkeen, otamme sinuun yhteyttä ja ohjeistamme eteenpäin. Ennen kirjanpidon lopullista käyttöönottoa pyydämme sinua vielä toimittamaan viimeisimmän tuloslaskelmasi joko chatin kautta tai sähköpostitse.

Palvelun hinnoittelu

Palvelun kiinteä kuukausihinta on 69 €/kk + alv. 

Emme peri erillisiä kuluja laskutuksesta tai tilin käytöstä.

Lisäkuluja voi tulla Holvin maksukortilla tehdyistä käteisnostoista (2,5 %/nosto) sekä vieraissa valuutoissa tehdyistä korttimaksuista (2 %/tapahtuma). Muuten kortin käytöstä ei koidu kuluja.

Jos yrittäjällä on palvelua käyttöön ottaessa takana kuukausia, joilta ei ole vielä tehty kirjanpitoa, teemme kirjanpidon takautuvasti ja veloitamme jokaiselta tekemättömältä kuukaudelta 69 € + alv. Olemme asiakkaaseen ensin henkilökohtaisesti yhteydessä ja kartoitamme kirjanpidon tarpeet.

Asiakastuki

Asiakkaan tukikanavat palvelussa ovat chat, sähköposti ja puhelin.

Chatin löytää kirjautumalla Holvi-tilille verkkoselaimesta oikeasta alakulmasta olevasta ohjepainikkeesta.

Chat on avoinna arkisin klo 9–17. Näiden aikojen ulkopuolella asiakas voi jättää meille sähköpostia osoitteeseen support@holvi.com. Kiireellisissä asioissa asiakas voi ottaa yhteyttä puhelimitse soittamalla numeroon +358 75 325 2935, jossa palvelemme arkisin klo 10-16.