Mitä sinun tulisi tietää laskutuksesta
Holvi tarjoaa yritystilin ja tämän ympärille rakennettuja liiketoimintatyökaluja yhdessä ja samassa paikassa. Yksi tärkeä ominaisuus on laskutustyökalu. Se mahdollistaa laskujen luomisen ja lähettämisen asiakkaillesi.
Tässä osiossa opit lähettämään ensimmäisen laskusi, merkitsemään laskut maksetuiksi, tekemään hyvityslaskuja sekä asettamaan viitenumeron kansainvälisille laskuille. Opit myös verkkolaskutuksen hyödyistä.
Holvi Pro ja Holvi Zen hinnoittelut tarjoavat rajattoman laskutuksen ja mahdollisuuden vastaanottaa ja lähettää verkkolaskuja. Jos sinulla on käytössä Holvi Lite-hinnoittelu ja haluat ottaa laskutustyökalun käyttöösi, tulisi hinnoittelu vaihtaa Holvi Pro-hinnoitteluun.
Aluksi
Laskujen asetukset
Ennen ensimmäisen laskun tekoa on hyvä tarkistaa laskun asetukset valitsemalla Laskut ja Asetukset. Tässä kohtaa voit määrittää sähköpostin, josta asiakkaat voivat tavoittaa sinut. Lisäksi voit halutessasi lisätä laskun numeron etuliitteen, joka lisätään automaattisesti kaikille uusille laskuille. Se erotetaan varsinaisesta laskunumerosta väliviiivalla. Etuliite vois sisältää kirjaimia ja numeroita. Laskun asetuksissa voit myös lisätä logon laskulle, määrittää oletusmaksuehton laskulle, eli montako päivää laskun päivämäärän jälkeen laskun tulisi oletuksena olla maksettu. Halutessasi voit myös lisätä lisätiedot laskulle. Lisätiedot tulevat automaattisesti kaikille luomillesi laskuille (esim. lisäohjeita).
Ensimmäisen laskun luominen ja lähettäminen
Luodaksesi uuden laskun valitse Laskut ja Uusi Lasku. Ensin sinua pyydetään täyttämään vastaanottajan nimi ja sähköposti. Voit halutessasi tallentaa uuden kontaktin. Valitse Enemmän tietoja, jos olet tekemässä verkkolaskua. Siinä tapauksessa täytäthän vastaanottajan verkkolaskuosoitteen ja välittäjätunnuksen. Halutessasi voit myös lisätä mahdollisen alv-tunnuksen, osoitetiedot.
Tämän jälkeen voit täyttää Laskun tiedot, eli laskun numero, aihe, laskun päivämäärän ja eräpäivän. Valitsemalla Enemmän tietoja voit myös syöttää toimituspäivän (päiväys, jolloin laskutettavat tuotteet tai palvelut toimitettiin vastaanottajalle) ja toimituksen päättymispäivän, jos laskutettava työ suoritettiin tietyn ajanjakson aikana. Halutessasi voit myös lisätä ostajan. viitteen, tilausnumeron ja mahdollisia ylimääräisiä tietoja.
Nyt voit myös vaihtaa laskun kielen ja asettaa oletusmaksuehdot vain muutamalla klikkauksella. Laskun kielen vaihtaminen ei muuta käyttöliittymän kieltä, pelkästään laskun vakiotekstit, kuten otsikot, käännetään. Voit lähettää asiakkaillesi virheettömän laskun, vaikka et puhuisi sanaakaan saksaa. Laskun kieltä pääset vaihtamaan kohdasta "Laskun tiedot", laskua luodessa.
Laskurivit -kohdassa voit lisätä tuotteet ja/tai palvelut, määrittää luokan, määrän, yksikön ja hinnan. Valitsemalla Lisää uusi rivi, saat lisättyä laskuun lisää tuotteita ja/tai palveluita. Voit lisätä laskuun liitteen, joka näytetään vastaanottajalle. Voit lisätä enintään kolme liitettä. Sallitut tiedostomuodot liitteille ovat PNG, JPG, GIF ja PDF. Kun olet lisännyt kaikki tarvittavat tiedot laskuun, voit esikatsella laskua, valita tallennatko laskun luonnoksena tai lähettää laskun.
Valmiin laskun voit toimittaa suoraan vastaanottajan sähköpostiin tai ladata sen omalle koneellesi postitusta ja arkistointia varten. Lisää tietoa löydät täältä.
Laskun merkitseminen maksetuksi
Kun lasku maksetaan oikealla viitenumerolla, saapuva maksu linkitetään automaattisesti laskuun. Maksut, jotka saapuvat ilman viitenumeroa, päätyvät luokkaan Luokittelemattomat. Jos haluat yhdistää maksun laskuun käsin, siirry laskulla kohtaan Maksujen täsmäytys ja valitse Täsmäytä maksuun ja valitse listalta oikea maksu.
Voit lukea lisää asiasta täältä.
Maksun täsmäytyksen peruutus
Laskut, jotka on luotu ja täsmäytetty maksuun 11. maaliskuuta 2021 jälkeen, ovat korjattavissa jälkikäteen. Avaa lasku, vieritä alas kohtaan Maksujen täsmäytys ja valitse niin Peruuta täsmäys.
Tämä vaihtoehto ei ole saatavilla vanhemmille laskuille.
Verkkolaskujen vastaanottaminen Holvissa
Voit ottaa verkkolaskutuksen käyttöön Holvin käyttöjärjestelmässä valitsemalla tilin, johon haluat liittää verkkolaskutuksen. Valitse vasemmasta sivupalkista > laskut > laskun asetukset > aktivoi verkkolaskujen vastaanotto.
Tämän jälkeen verkkolaskutuksen vastaanottaminen on mahdollista ja näet myös verkkolaskutusosoitteesi, joka sinun tulee ilmoittaa laskuttajillesi. Muistathan mainita laskujen lähettäjälle myös operaattoritunnuksen 003723327487.
Voit lukea lisää verkkolaskutuksesta täältä.
Lisää tietoa
FAQ
1. Maksaako laskujen lähettäminen mitään?
Holvi Pro ja Holvi Zen -hinnoittelut sisältävät rajattoman laskutuksen, emmekä veloita mitään luoduista laskuista.
2. Mistä osoitteesta laskut lähetetään?
Laskut, jotka lähetit suoraan Holvi-tililtä asiakkaillesi, lähetetään osoitteesta invoices@holvi.com.