Ensimmäisen laskun lähettäminen on iso virstanpylväs! Olemme pitäneet prosessin yksinkertaisena, jotta voit keskittyä olennaiseen eli maksujen saamiseen.
Laskuja voi lähettää myös Holvi-mobiilisovelluksella, mutta suosittelemme luomaan ensimmäisen laskun selaimessa. Näin näet kaikki käytettävissä olevat vaihtoehdot.
Ennen kuin aloitat
-
Tarkista hinnoittelusi.
Laskutus sisältyy seuraaviin paketteihin:
- 🇫🇮 Suomi: Pro, Business, Zen, Zen+, Yhdistys Pro
- 🇩🇪 Saksa: Pro, Business
- 🇦🇹 Itävalta: Pro, Business
-
Tarkista oletusasetuksesi.
Varmista, että laskutuksen asetukset ja oletukset (esim. logo ja maksuehdot) ovat haluamallasi tavalla.
🔗 Miten otan laskutuksen käyttöön? -
Lisää ALV-tunnuksesi (valinnainen).
Jos haluat lisätä laskuihisi arvonlisäveron, lisää ensin ALV-tunnuksesi tilisi asetuksiin.
🔗 Kuinka lisään ALV-numeroni? -
Luo valuuttatili (valinnainen).
Jos haluat laskuttaa muussa valuutassa kuin euroissa, tarvitset ensin IBAN-tilin kyseisessä valuutassa.
Huomio: Laskuja ei voi tällä hetkellä luoda Japanin jeneissä (JPY).
🔗 Valuuttatilit: Maksutilit eri valuutoissa
Vaihe 1: Aloita uusi lasku
- Kirjaudu sisään Holviin.
- Siirry päävalikosta kohtaan Laskutus.
- Valitse Uusi lasku.
Vaihe 2: Lisää vastaanottajan tiedot
Täytä laskutettavan tiedot:
- Vastaanottajan nimi: Henkilö tai organisaatio, joka vastaanottaa laskun. Tätä ei voi muuttaa laskun lähettämisen jälkeen.
- Yritys (valinnainen): Asiakkaasi yrityksen virallinen nimi.
- ALV-tunnus (valinnainen): Asiakkaasi ALV-tunnus.
💡 Vinkki: Tallenna kontakti
Jos haluat käyttää vastaanottajan tietoja myöhemmin ilman, että syötät niitä uudelleen, valitse Tallenna uusi kontakti osion lopusta.
Vaihe 3: Valitse lähetystapa
Valitse lähetystapa ja täytä sitä vastaavat tiedot kohdassa Toimitus.
| Lähetystapa | Mitä tapahtuu | Mitä sinun tulee lisätä |
|---|---|---|
| Verkkolasku* | Lasku menee suoraan asiakkaasi taloushallinnon ohjelmistoon. | Asiakkaasi verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus |
| Sähköposti | Lähetämme laskun asiakkaallesi osoitteesta invoice@holvi.com, emme omasta sähköpostiosoitteestasi. | Asiakkaasi sähköpostiosoite |
| Lataa PDF ja lähetä manuaalisesti | Lataat laskun ja liität sen sähköpostiin, jonka lähetät omasta sähköpostiosoitteestasi. | Ei muuta |
Vinkki: Jos lähetät laskun sähköpostilla, kerro asiakkaallesi, että viesti tulee osoitteesta invoice@holvi.com, jotta se ei huku tai päädy roskapostiin.
*Huom: Holvi tukee yritysten välistä verkkolaskutusta (B2B). Kuluttajille lähetettäviä e-laskuja (B2C) ei tueta.
Vaihe 4: Valitse maksutili
Jos yrityksellä on useita IBAN-tilejä, valitse tili, jolle haluat vastaanottaa maksun.
Jos haluat vaihtaa laskun valuuttaa, valitse kyseisen valuutan valuuttatili.
Vaihe 5: Lisää laskun tiedot
- Aihe: Laskun pääotsikko.
- Päiväys: Oletuksena on tämä päivä. Jos haluat ajastaa laskun lähtemään myöhemmin, valitse tuleva päivämäärä. Eräpäivä lasketaan päiväyksen ja maksuehtojen perusteella.
-
Maksuehdot: Kuinka monta päivää asiakkaallasi on aikaa maksaa. Muutos koskee vain tätä laskua. Voit muuttaa oletusta Laskutus > Asetukset -sivulta.
- Eräpäivä lasketaan automaattisesti päiväyksen ja maksuehtojen perusteella.
- Laskun numero: Määritä laskujen numerointi.
- Laskun kieli: Laskulla näkyvien otsikoiden kieli. Voit muuttaa oletuskieltä kohdassa Laskutus > Asetukset.
Valinnainen: Lisätiedot
Avaa Lisätiedot ja lisää:
- Toimitusajankohta: Milloin työ tehtiin tai tuotteet toimitettiin.
- Ostajan viite / Ostotoimeksianto: Monet yritysasiakkaat tarvitsevat tämän laskun käsittelyyn.
- Henkilökohtainen viesti: Lyhyt viesti asiakkaallesi, esimerkiksi ”Kiitos yhteistyöstä!”
Vaihe 6: Määritä toistuvuus (valinnainen)
Valitse kohdassa Toistuvuus, kuinka usein lasku toistuu:
- Ei koskaan (oletus)
- Kuukausittain
- Neljännesvuosittain
- 6 kuukauden välein
- Vuosittain
Voit valita toistuvuudelle päättymispäivän tai jättää sen voimaan toistaiseksi.
👉 Lue lisää: Toistuvat laskut
Vaihe 7: Lisää laskurivit
Listaa Laskun erittely -kohtaan tuotteet tai palvelut, joista laskutat.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Tuotteen nimi | Tuotteen tai palvelun nimi. |
| Tuotteen kuvaus | Valinnaisia lisätietoja työstä. Näkyy tuotteen nimen alla. |
| Kategoria | Kirjanpitokategoria (esim. ”Myynti”), joka pitää kirjanpitosi järjestyksessä. |
| Määrä | Tuotteiden tai tuntien määrä. |
| Yksikkö | Yksikkötyyppi, esim. tunti, kpl tai kiinteä hinta. |
| Hinta | Hinta yksikköä kohti. Laskemme kokonaissumman puolestasi. |
| ALV | Tuotteen ALV-kanta. Jos et näe tätä kenttää, lisää ALV-tunnuksesi ensin tilillesi. |
| Hinta sis. ALV | Lasketaan automaattisesti, kun olet asettanut hinnan ja ALV:n. |
💡 Pikavinkit
- Useampi tuote: Napsauta + Lisää uusi rivi.
- Usein myytävät tuotteet: Valitse Tallenna tuote/tuotteet varastoon, niin voit käyttää niitä helposti uudelleen.
- Alennuksen lisääminen: Lisää rivi negatiivisella hinnalla.
Vaihe 8: Lisää liitteitä (valinnainen)
Voit lisätä laskuun enintään 3 liitettä, esimerkiksi tuntiraportin tai kuitin. Ne lähetetään erillisinä tiedostoina laskusähköpostin liitteinä.
Hyväksytyt tiedostomuodot: PNG, JPEG, GIF ja PDF.
Vaihe 9: Esikatsele ja lähetä
- Selaa alas ja napsauta Esikatsele. Näet tarkalleen, mitä asiakkaasi vastaanottaa, joten huomaat helposti kirjoitusvirheet tai puuttuvat tiedot.
- Kun olet valmis, napsauta oikeasta alakulmasta Lähetä nyt.
⏳ Laskun luominen vielä vaiheessa?
Napsauta Tallenna luonnos. Luonnoksesi löytyvät Laskutus-pääsivulta. Muokataksesi luonnosta avaa se ja napsauta Valinnat > Muokkaa.
Lähettämisen jälkeen
- Miten näen, onko lasku maksettu?
- Miten lähetän maksumuistutuksen?
- Miten täsmäytän maksun laskuun?
- Voinko muokata tai perua laskun lähettämisen jälkeen?
- Miten luon hyvityslaskun?
UKK – Usein kysytyt kysymykset
Miten lisään alennuksen laskulleni?
Lisää uusi rivi negatiivisella hinnalla (esim. -50,00). Summa vähennetään laskun loppusummasta. Käytä samaa ALV-kantaa kuin riveillä, joita alennus koskee, jotta myös ALV:n määrä pienenee.
Jos lasku on jo lähetetty, hyvitä alkuperäinen lasku ja luo uusi lasku, jossa alennus on mukana. Voit käyttää alkuperäistä laskua pohjana (Vaihtoehdot > Käytä pohjana), niin sinun ei tarvitse aloittaa alusta.
Miten lisään viivästyskoron?
Jos haluat periä korkoa erääntyneestä laskusta:
- Hyvitä alkuperäinen lasku.
- Luo kopio alkuperäisestä laskusta (Vaihtoehdot > Käytä pohjana).
- Lisää viivästyskorko uutena rivinä.
- Lähetä uusi lasku.
Jos haluat maininnan viivästyskorosta kaikkiin laskuihisi, lisää se oletukseksi Henkilökohtainen viesti -kohtaan Laskutus > Asetukset -sivulla.
Miten saan käyttöön muiden maiden ALV-kantoja?
Jos tarvitset jonkin muun maan kuin yrityksesi rekisteröintimaan ALV-kantaa, ota yhteyttä tukitiimiimme ja kerro, minkä maan ALV-kannan tarvitset. Autamme ottamaan sen käyttöön.