Laskuja voi lähettää myös Holvi-mobiilisovelluksen kautta, mutta suosittelemme käyttämään selainversiota ensimmäisen laskun luomiseen, jotta pääset tutustumaan kaikkiin työkalun ominaisuuksiin.
Sisältö
Ennen kuin aloitat
1: Aloita uusi lasku
2: Lisää vastaanottajan tiedot
3: Lisää laskun tiedot
4: Lisää laskun erittely
5: Lisää liitteet (valinnainen)
6: Esikatsele ja lähetä
UKK
Miten lisään alennuksen laskulle?
Miten lisään viivästyskoron?
Miten saan käyttöön eri maiden ALV-kantoja?
Ennen kuin aloitat
-
Tarkista hinnoittelusi - laskutus sisältyy vain seuraaviin paketteihin:
- 🇫🇮 Suomi: Pro, Business, Zen, Zen+, Yhdistys Pro.
- 🇩🇪 Saksa: Pro, Business.
- 🇦🇹 Itävalta: Pro, Business.
Jos sinulla on Holvi Flex tai -Lite, sinun tulee vaihtaa johonkin yllämainituista hinnoitteluista ottaaksesi laskutus käyttöön.
👉 Miten vaihdan hinnoittelua?
-
Ota ALV käyttöön (valinnainen):
Jos haluat sisällyttää arvonlisäveron laskuihisi, sinun tulee ensin lisätä ALV-tunnuksesi Holvi-tilillesi.
👉 Kuinka lisään ALV-numeroni?
-
Ota verkkolaskutus käyttöön (valinnainen):
Jos haluat lähettää laskut suoraan asiakkaasi taloushallinnon ohjelmistoon, sinun tulee ensin aktivoida tämä ominaisuus.
👉 Mistä löydän verkkolaskuosoitteeni?
-
Katso asetukset kuntoon:
Laskutus > Asetukset -sivulta voit käydä säätämässä mm. seuraavat asiat:- Logo
- Oletusmaksuehdot
- Laskujen etuliite
- Laskujen kieli
- Omavalintainen tervehdys laskuille
- Yhteystiedot (Osoite, sähköposti ja puhelinnumero jotka näkyvät laskun tiedoissa)
- Oletusviesti sähköpostiin muistutuksia varten.
1. Aloita uusi lasku
- Kirjaudu sisään osoitteessa Holvi.com.
- Siirry päävalikosta kohtaan Laskutus.
- Napsauta Uusi lasku.
2. Lisää vastaanottajan tiedot
Täytä laskutettavan tiedot, mukaan lukien:
- Vastaanottajan nimi: Henkilö tai taho, joka vastaanottaa laskun. Huom: Tätä ei voi muuttaa laskun lähettämisen jälkeen.
- Yritys (valinnainen): Asiakkaasi yrityksen virallinen nimi.
- ALV-tunnus (valinnainen): Asiakkaasi ALV-tunnus.
-
Lähetysmuoto:
Valitse yksi seuraavista:- Verkkolasku: Lähettää laskun suoraan asiakkaan taloushallinnon ohjelmistoon.
-
Sähköposti: Lähetämme laskun suoraan asiakkaasi sähköpostiin.
- Tärkeää: Laskut lähetetään osoitteesta invoices@holvi.com, eivät omasta sähköpostiosoitteestasi. Jos haluat sähköpostin tulevan sinulta, valitse alla oleva vaihtoehto.
- Lataa PDF ja lähetä manuaalisesti: Lataa tiedosto tietokoneellesi. Voit sitten liittää sen sähköpostiin, jonka lähetät omasta sähköpostiosoitteestasi.
Valitsemastasi lähetysmuodosta riippuen sinun tulee myös lisätä asiakkaasi sähköpostiosoite tai verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus kohdassa Toimitus-kohdassa.
💡 Vinkki: Kontaktin tallentaminen
Jos haluat tallentaa tämän vastaanottajan tiedot seuraavaa kertaa varten, muista valita ”Tallenna uusi kontakti” osion lopussa.
3. Lisää laskun tiedot
- Aihe: Näkyy laskun pääotsikkona.
-
Päiväys: Oletuksena valitaan tämän päivän päivämäärä. Jos haluat ajastaa laskun myöhemmäksi, säädä päivämäärä tulevaisuuteen.
- Tätä päivämäärää käytetään eräpäivän laskemiseen maksuehtojesi perusteella.
- Maksuehdot: Kuinka monta päivää asiakkaalla on maksuaikaa. Tämän muuttaminen vaikuttaa vain tähän laskuun. (Voit asettaa oletusmaksuehdot menemällä kohtaan Laskutus > Asetukset).
- Laskun numero: Määritä laskun numerointijärjestys.
- Laskun kieli: Vaihda kieltä tietylle laskulle, tai siirry kohtaan Laskutus > Asetukset muuttaaksesi kaikkien laskujen oletuskielen.
Uutta: Toista lasku automaattisesti
Toistuvuus-kohdasta voit asettaa laskun automaattisesti toistumaan:
- Kerran
- Kuukausittain
- Neljännesvuosittain
- 6 kuukauden välein
- Vuosittain
Voit myös asettaa valinnaisen päättymispäivämäärän toistuvuudelle.
Avaa Lisätiedot-kohta lisätäksesi:
- Toimituspäivät: Määritä, milloin työ on tehty tai toimitettu.
- Ostajan viite / Ostotoimeksianto: Tärkeää yritysasiakkaille laskun oikean käsittelyn varmistamiseksi.
- Henkilökohtainen viesti: Lyhyt viesti asiakkaallesi (esim. "Kiitos yhteistyöstä!").
4. Lisää laskun erittely
Listaa myymäsi tuotteet tai palvelut.
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Tuotteen nimi | Tuotteen tai palvelun nimi. |
| Tuotteen kuvaus | Valinnaiset tiedot tehdystä työstä. Näkyy tuotteen nimen alla. |
| Kategoria | Määritä kirjanpitokategoria (esim. "Myynti") pitämään kirjanpitosi järjestyksessä. |
| Määrä | Toimitettujen tuotteiden/tuntien määrä. |
| Yksikkö | Yksikkötyyppi (esim. tunti, kpl, kiinteä maksu). |
| Hinta | Hinta yksikköä kohti. Laskemme kokonaismäärän automaattisesti. |
| ALV | Jos et näe tätä vaihtoehtoa, sinun tulee ensin lisätä ALV-tunnuksesi tilillesi. |
| Hinta sis. ALV | Jos olet jo määrittänyt hinnan ja ALV:n, laskemme tämän automaattisesti. |
Lisää uusi rivi: Napsauta tätä lisätäksesi useita tuotteita yhdelle laskulle.
Varasto: Jos myyt samaa tuotetta/palvelua usein, siirry päävalikosta kohtaan Varasto ja lisää tuotteet helppoa käyttöä varten.
5. Liitteet (valinnainen)
Voit ladata enintään 3 liitettä (PDF, kuvat) laskun mukaan. Ne lähetetään erillisinä tiedostoina laskun sähköpostin liitteenä. Hyväksytyt tiedostomuodot ovat png, jpeg, gif ja pdf.
6. Esikatsele ja lähetä
Esikatsele aina laskusi! Selaa alas ja napsauta Esikatsele. Näet tarkalleen, mitä asiakas vastaanottaa, mikä auttaa sinua havaitsemaan kirjoitusvirheet tai puuttuvat tiedot.
Kun olet valmis, napsauta oikeasta alakulmasta Lähetä nyt.
Onko lasku vielä vaiheessa? Napsauta Tallenna luonnos. Löydät luonnoksesi pääsivulta Laskutus. Muokataksesi sitä myöhemmin, napsauta luonnosta > Valinnat > Muokkaa.
Usein kysytyt kysymykset (UKK)
Miten lisään alennuksen laskulleni?
-
Lisätäksesi alennuksen luonnoslaskulle, lisää yksinkertaisesti uusi tuoterivi negatiivisella hinnalla (esim. Hinta: -50,00). Tämä vähentää summan kokonaisluvusta.
Jos lasku on jo lähetetty, sinun tulee hyvittää alkuperäinen lasku ja luoda uusi lasku alennuksella. Voit käyttää alkuperäistä laskua pohjana (Vaihtoehdot > Käytä pohjana), niin et joudu aloittamaan alusta.
Miten lisään viivästyskoron?
-
Jos lasku on erääntynyt ja haluat lisätä viivästyskoron, hyvitä alkuperäinen lasku ja luo uusi viivästyskorolla. Voit käyttää alkuperäistä laskua pohjana (Vaihtoehdot > Käytä pohjana).
Lisää laskulle manuaalinen Viivästyskorko-rivi ja lähetä lasku.
Jos haluat viivästyskorkomaininnan kaikkiin laskuihin, lisää se kohtaan Laskutus > Asetukset > Henkilökohtainen tervehdys. Tällöin viesti näkyy jokaisella laskulla.
Miten saan käyttöön muiden maiden ALV-kantoja?
Jos tarvitses jonkun muun maan ALV-prosentin käyttöösi, ota yhteyttä tukitiimiimme ja kerro, minkä maan ALV-kannan haluat ottaa käyttöön.