💡 Bevor du deine erste Rechnung versenden kannst, musst du die Rechnungsfunktion einrichten. Keine Sorge, das ist ganz einfach.
Am einfachsten versendest du deine erste Rechnung, indem du dich auf Holvi.com einloggst und zu Rechnungen > Neue Rechnung gehst. Du kannst Rechnungen auch über die Holvi-App auf deinem Mobilgerät senden, aber wir empfehlen dir, die erste Rechnung über den Browser zu versenden.
Pro Tipp: Prüfe die Rechnungen vor dem Versand in der Vorschau
Es ist ratsam, eine Rechnung in der Vorschau zu überprüfen, bevor du sie an einen Kunden sendest, damit du genau weißt, wie sie aussehen wird. So kannst du eventuelle Fehler erkennen.
Stelle zunächst sicher, dass du die Rechnung gespeichert hast.
Um eine Rechnung in der Vorschau anzuzeigen, scrolle zum unteren Rand der Seite Neue Rechnung > Vorschau.
Empfängerangaben ausfüllen
Diese beinhalten:
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Dieser Name kann nicht mehr geändert werden, nachdem du eine Rechnung versendet hast. |
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Füge den Unternehmensnamen deines Kunden hinzu |
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Füge die E-mailadresse deines Kunden hinzu |
Hinweis: Speichere diesen als neuen Kontakt oder aktualisiere einen bestehenden Kontakt.
Dieser Haken wird automatisch angekreuzt, um diesen Empfänger als neuen Kontakt zu speichern oder einen bestehenden Kontakt zu aktualisieren, wenn du diesem Kunden bereits eine Rechnung gestellt hast. Deaktiviere dieses Kästchen, wenn du keine neuen Details speichern möchtest.
Klicke auf den Button Mehr Details um weitere Empfängerinformationen anzugeben:
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Füge die E-Rechnungsadresse deines Kunden ein, wenn du deine Rechnung als e-Rechnung versendest |
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Füge die Betreiber-ID deines Kunden hinzu, wenn du deine Rechnung als elektronische Rechnung versendest. |
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Falls zutreffend, füge die USt-ID deines Kunden hinzu |
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Füge die Adressinformationen deines Kunden hinzu |
Rechnungsinformationen ausfüllen
Diese beinhalten:
| Betreff (optional) | Füge einen Betreff zu deiner Rechnung hinzu. Dieser erscheint als Titel (der größte Text) auf deiner Rechnung |
| Rechnungsdatum | Wähle ein Rechnungsdatum aus. Dieses bestimmt, wann die Zahlungsfrist beginnt. |
| Zahlungsfrist | Wenn du möchtest, kannst du deine Zahlungsfrist nur für diese Rechnung anpassen. Lege deine Standard Zahlungsbedingungen in deinen Rechnungseinstellungen fest |
| Rechnungsnummer | Lege eine Rechnungsnummer fest |
| Rechnungssprache | Wenn du möchtest, kannst du die Rechnungssprache nur für diese Rechnung ändern - zum Beispiel, wenn du einem Kunden eine Rechnung stellst, der eine andere Sprache spricht. Lege deine Standardsprache in deinen Rechnungseinstellungen fest |
Klicke auf den Button Mehr Details um weitere Rechnungsinformationen anzugeben:
| Leistungsdatum | Standardmäßig ist dies das heutige Datum, aber wenn du die Artikel auf dieser Rechnung in einem bestimmten Zeitraum an deinen Empfänger geliefert hast, kannst du das hier angeben |
| Ende des Leistungszeitraums (optional) | Du kannst auch das Enddatum angeben, zu dem die Rechnungsposten geliefert wurden (wann deine Arbeit beendet ist). |
| Kund*innenreferenz (optional) | Füge eine Kund*innenreferenz hinzu, damit dein Kunde deine Rechnung korrekt bearbeiten kann. |
| Bestellauftrag (optional) | Füge einen Bestellauftrag hinzu, um deinem Kunden zu helfen, deine Rechnung korrekt zu bearbeiten. |
| Persönlicher Gruß (optional) | Wenn du möchtest, kannst du deine persönliche Nachricht nur für diese Rechnung anpassen. Lege deine Standard-Nachricht in den Rechnungseinstellungen fest |
Rechnungsposten ausfüllen
Diese beinhalten:
| Artikel-Bezeichnung | Fügn eine Bezeichnung für den Artikel oder die Dienstleistung hinzu, die du anbietest. Wenn wir uns bei Holvi auf Artikel beziehen, sprechen wir über ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung, die du anbietest |
| Beschreibung des Artikels (optional) | Beschreibe dieses Produkt oder diese Dienstleistung ausführlicher. Die Artikelbeschreibungen erscheinen direkt unter dem Artikel auf deiner Rechnung |
| Kategorie | Ordne diese Rechnungsposition einer Buchhaltungskategorie zu, um diese Rechnung für die Buchhaltung vorzubereiten. Du kannst aus einer bestehenden Kategorie wählen oder eine neue erstellen, indem du in der Dropdown-Liste Neu wählst |
| Anzahl | Füge die Anzahl der Artikel hinzu, für die du bezahlt werden möchtest |
| Einheit | Füge die Art der Einheit hinzu - z. B. pro Stück, Stunden. Du kannst eine benutzerdefinierte Einheit hinzufügen oder das Feld leer lassen |
| Preis | Füge den Preis für jede Einheit hinzu. Wir multiplizieren dies mit der Menge, um den Gesamtbetrag für diese Rechnung zu ermitteln |
Klicke auf Neue Zeile hinzufügen um weitere Positionen zu dieser Rechnung hinzuzufügen.
Hinweis: Speichere den Artikel in deinem Bestand.
Im Bestand gespeicherte Artikel können zu zukünftigen Rechnungen oder zu deinem Online-Store hinzugefügt werden.
Anhänge hinzufügen
Du kannst bis zu 3 Anhänge zu deiner Rechnung hinzufügen. Die Anhänge werden separat als Anhang zu deiner eigentlichen Rechnung gesendet.
Vorschau deiner Rechnung vor dem Versand
Denke auch daran, eine Rechnung in der Vorschau anzusehen, bevor du sie an einen Kunden schickst, damit du genau weißt, wie sie aussehen wird. So kannst du eventuelle Fehler erkennen und die Rechnung professionell gestalten.
Stelle zunächst sicher, dass du die Rechnung gespeichert hast.
Um eine Rechnung in der Vorschau anzuzeigen, scrolle zum unteren Teil der neu erstellten Rechnung und klicke auf den Button Vorschau.
Wähle eine Sendeoption aus
Wähle eine der 3 Optionen:
- PDF herunterladen und selbst versenden
- Senden als E-mail*
- Senden als E-Rechnung
*Hinweis: Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden, werden von invoices@holvi.com verschickt - nicht von deiner eigenen E-Mail-Adresse. Um die Rechnung von deiner eigenen Adresse aus zu versenden, lade sie bitte als PDF herunter und versende sie selbst.
Oder speichere einen Entwurf ab
Du kannst deine Rechnung als Entwurf speichern, wenn du noch nicht bereit bist, sie zu versenden. Gespeicherte Entwürfe findest du bei Rechnungen. Um einen Entwurf zu bearbeiten und zu versenden, klicke ihn auf bei der Übersicht deiner Rechnungen an und klicke dann oben rechts auf Optionen > Bearbeiten.