Suomalaisena yrityksenä voit yhdistää päivittäiset kulusi viralliseen kirjanpitoon yhdistämällä Holvin Netvisoriin. Tässä oppaassa kerrotaan, miten nämä järjestelmät asetetaan toimimaan saumattomasti yrityksesi hyväksi.

Tuetut integrointimallit

Useimmat yritykset käyttävät hybridimallia: Malli A tiliotteiden ja maksumääräysten automaatio ja Malli B yksityiskohtaisiin korttikuluihin. Malleja voi käyttää itsenäisesti tai yhdessä.

Käyttöönoton vaiheet

Holvi-tilin avaaminen (Onboarding)

Tilin avaaminen tapahtuu kokonaan verkossa kolmessa vaiheessa: Rekisteröityminen, Henkilöllisyyden varmistaminen** **(Tunnistautumispalvelun (Tupas)/Mobiilivarmenteen avulla) ja Yritystiedot.

Täältä löydät lisätietoja Holviin perehtymisestä, kuten kuka voi avata tilin, mitä asiakirjoja tarvitaan ja niin edelleen.

Kun olet suorittanut tilin avaamisen ja tiimimme on tarkistanut, että kaikki on kunnossa, Holvi-tilisi aktivoidaan. Saat vahvistussähköpostin.

Maksutilien avaaminen

Ensimmäinen maksutilisi avataan automaattisesti. Tästä tulee "päätilisi", jota käytetään esimerkiksi laskutukseen. Päätiliä ei voi poistaa.

Holvi tarjoaa tällä hetkellä kolmea eri tilityyppiä: Eurotilejä, Korkotilejä (saatavilla vain tietyissä sopimuksissa), ja Valuuttatilejä. Holvi-kortit ovat tällä hetkellä saatavilla vain eurotileille. Kaikki maksutilit voidaan yhdistää Netvisoriin pankkiyhteyden kautta.

Netvisor-pankkiyhteyden avaaminen

1. Netvisorissa: Siirry kohtaan Yritys > Pankkitilit > Lisää pankkitili. Syötä Holvi IBAN-tilinumerosi.
2. Holvissa: Siirry kohtaan Yhteydet > Netvisor. Ota "Pankkiyhteys"-lisäosa käyttöön ja valitse toimitustiheys.
3. Varmistus: Tarkista Netvisor > Taloushallinto > Tiliotteet varmistaaksesi, että tapahtumat näkyvät.

Yksityiskohtaiset ohjeet tähän löytyvät täältä.

Tiimin jäsenten kutsuminen ja korttien tilaaminen

Tilinomistajana sinun on varmennettava kutsuttujen henkilöiden henkilöllisyys. Tarvitset heidän nimensä, syntymäaikansa, sähköpostiosoitteensa, puhelinnumeronsa ja henkilötunnuksensa (henkilötunnus tai passi).

• Roolit:
  • Järjestelmänvalvoja (Admin): Täysi pääsy.
  • Muokkaaja (Editor): Voi valmistella maksuja, mutta ei voi pitää kortteja tai vahvistaa siirtoja.
  • Kortinhaltija (Cardholder): Näkee vain oman korttinsa ja voi ladata kuitteja.
  • Lue lisää eri käyttäjärooleista ja niiden käyttöoikeuksista.
• Korttien tilaaminen: Kun jäsen hyväksyy kutsun (rajoitetun ajan voimassa olevan linkin kautta), tilaa hänen korttinsa Kortit-näkymässä. Lisätietoa Holvi Business -korteista.
• Hallinta: Voit asettaa 24 tunnin ja 30 päivän käyttörajat, sallia/kieltää käteisnostot/verkkomaksut ja rajoittaa käyttöä maittain.
• Toimitus: Virtuaalikortit ovat heti käytettävissä; fyysiset kortit saapuvat noin kahdessa viikossa.

Yksityiskohtaiset ohjeet käyttäjien kutsumiseen Holvi-tilillesi löytyvät täältä.

Tilikartan määrittäminen (Malli B)

Luokkien avulla voit käyttää tilikarttaasi Holvissa. Jokainen luokka vastaa kirjanpidon (GL) tiliä. Kirjanpitäjäsi tai taloushenkilösi kutsuminen auttaa varmistamaan asetusten oikeellisuuden. Lisäohjeet löytyvät täältä.

Holvi-luokkien on vastattava Netvisorin GL-tilejäsi täsmälleen, jotta vienti toimii.

• Kohdistusesimerkki:
  • 7800 (Liput/Matkustus)
  • 7810 (Taksimatkat)
  • 7850 (Pysäköinti)
  • 8500 (Ohjelmistot/SaaS)
  • 8650 (Ulkoiset kokoukset)
• Pankkitili (Cash at bank): Muista tarkistaa "kassatili" (cash at bank) -asetukset Holvin kirjanpitoasetuksista varmistaaksesi, että ne vastaavat Netvisor-asetuksiasi. Sinun on siirryttävä Kirjanpito > Kirjanpitoasetukset ja syötettävä Netvisorin pankkitilisi GL-tili (esim. 1910) jokaiselle käyttämällesi IBAN-tilille.

Päivittäinen työnkulku ja kuukauden päättäminen

Kortinhaltijoille

• Kortinhaltijoiden tulee tallentaa kuitit välittömästi ottamalla niistä selkeä kuva ja lataamalle kuva Holvin sovellukseen.
• Tämän jälkeen he voivat lisätä kustannuspaikan, valita ALV-prosentin ja liittää tarkentavia kommentteja.
• Kun kulu on valmis, he lähettävät sen hyväksyttäväksi.

Kommentit: Huomaa, että kommentit jäävät Holviin sisäiseen tarkasteluun; ne eivät siirry Netvisoriin. Käytä niitä rajat ylittävän ALV:n merkitsemiseen kirjanpitäjää varten.

Valuuttakurssit: Jos ostos tehdään ulkomaan valuutassa, Holvin EUR-summa on virallinen kirjanpitoluku, vaikka se poikkeaisi hieman kuitista.

Taloushallinnolle/järjestelmänvalvojalle

Kirjanpitäjän on tarkistettava Kirjanpito-osiossa jokainen tapahtuma ja rastitettava "Valmiina kirjanpitoon" - ruutu manuaalisesti. Vain "Valmiit" (Ready) tapahtumat sisällytetään vientiin.

Holvi–Netvisor-sykli

Vianmääritys

• Vientitiedosto on tyhjä: Varmista, että tapahtumat on merkitty "Kirjanpitovalmiiksi".
• Tili puuttuu Netvisorista: Jos tosite laskeutuu väärään paikkaan, Holvin luokkanumero ei todennäköisesti vastaa Netvisorin GL-tiliä.
• Kaksinkertaiset tositteet: Johtuu yleensä saman jakson tuomisesta kahdesti; poista ne manuaalisesti Netvisorissa.
• Täsmäytyserot: Tiliotteet ja tositeviennit saattavat saapua eri aikatauluilla. Täsmäytä ne summan ja päivämäärän mukaan.
• Jaetut tositteet: Jos tapahtuma jaettiin eri luokkiin, se näkyy Netvisorissa useana tositteena. Tämä on odotettua toimintaa.

Mitä on tulossa seuraavaksi

Rakennamme suoraa API-integraatiota, joka mahdollistaa:

• Kuittien ja ALV-koodien automaattisen siirron (ei manuaalisia latauksia).
• Tilikartan ja kustannuspaikkojen automaattisen synkronoinnin.
• Automaattiset ajastetut viennit.