Holvi Zen – toiminimen kirjanpito Holvissa

Palvelu lyhyesti

Holvi Zen -palvelu tarjoaa toiminimiyrittäjille kaiken kattavan kokonaisuuden yrityksen pyörittämiseen. Palvelun asiakkaana käyttäjän ei tarvitse hyppiä eri sovellusten välillä, sillä Holvi Zen tarjoaa kaiken yhdestä paikasta – yritystili, maksukortti, laskutus sekä kirjanpito kiinteään kuukausihintaan.

Kenelle palvelu sopii

Holvi Zen -palvelu on suunniteltu yksityisille elinkeinonharjoittajille eli toiminimiyrittäjille. Palveluun kuuluu yhdenkertainen eli maksuperusteinen kirjanpito, joka on lain mukaan riittävä mikroyrityksille. Suurin osa suomalaisista toiminimiyrityksistä kuuluu tällaisiin mikroyrityksiin.

Holvi Zen sopii toiminimiyrittäjälle, jos:

• Kaikki yrityksen tulojen kerääminen tapahtuu Holvissa esimerkiksi laskuttamalla, verkkokaupan kautta tai maksupäätelaitteella yrityksesi Holvi-tilille
• Yrityksen kulut maksetaan joko Holvi-kortilla tai tilisiirtoina Holvi-tililtä
• Yrityksellä ei ole työntekijöitä
• Yrityksen tilikausi on kalenterivuosi
• Yritys on ennakkoperintärekisterissä
• Yrityksellä ei ole ulkomaan myyntiä yksityishenkilöille. Yhteisömyynti, eli EU:n sisäinen myynti toiselle yritykselle on sallittua
• Yrityksellesi riittää yhdenkertainen kirjanpito¹

Kenelle palvelu ei sovi

Holvi Zen ei sovi yrityksille, jos:

• Yritys ei ole yksityinen elinkeinonharjoittaja eli toiminimiyrittäjä
• Yrityksellä on ulkomaan myyntiä yksityishenkilöille
• Yrityksellä on työntekijöitä
• Yrityksellä on käytössä enemmän kuin kaksi Holvin ulkopuolista maksupalvelua Holvin maksupalvelun lisäksi
• Yrityksellä on käytössä kolmannen osapuolen tarjoama erillinen verkkokauppa
• Yrityksen toimiala on Holvi AUP:n vastainen toimiala
• Yrityksen on tehtävä kahdenkertaista kirjanpitoa²

Mitä palveluun kuuluu

Holvi Zen -palvelu sisältää yleisimmät Holvin tuottamat palvelut sekä kirjanpidon palvelut. Palvelu on saatavilla sekä suomeksi että englanniksi 🇫🇮 🇬🇧 Palvelu ei sisällä palkanmaksua, joten yrityksellä ei voi olla työntekijöitä. Toiminimiyrittäjänä kaikki yrityksen tulot ovat yrittäjän omaa henkilökohtaista tuloa, eli yrittäjä ei nosta varsinaisesti palkkaa, vaan voi tehdä tililtä niin sanottuja yksityisottoja.

Holvin palvelut:

• Yritystili – et tarvitse erillistä pankkitiliä
• Mobiilisovellus – hoida yrityksesi raha-asioita missä ja milloin vain
• Business Debit Mastercard® – maksa yrityksesi kuluja kätevästi kortilla
• Skannaa ja tallenna kuitit – säilytä tositteet helposti
• Laskutus ja verkkolaskut – luo, lähetä ja seuraa laskuja 
• Maksujen täsmäytys –  saat ilmoituksen, kun lasku on maksettu
• Verkkokauppa – myy tuotteitasi tai palvelujasi helposti verkossa
• Holvin asiakaspalvelu chatissa ja sähköpostitse, kirjanpidon tuki sähköpostitse

Kirjanpitäjän palvelut

• Yhdenkertainen kirjanpito ja tuloslaskelma kuukausittain sähköpostiin
• Alv-kausiveroilmoitukset ja alv-maksujen ajastus
• Ohjeet ennakkoverojen maksua varten
• Tuloveroilmoituksen täyttö ja toimitus verottajalle kerran vuodessa
• Kilometrikorvaukset ja autokulujen vähennys yhden auton osalta
• Arvonlisäveron alarajahuojennuksen haku tarvittaessa
• Pääkirja (erikseen pyydettäessä)

Mahdolliset lisäpalvelut

Holvi Zen -palveluun on mahdollista liittää erillisinä laskutettavina lisäpalveluina myös: 

• Takautuva kirjanpito
• Starttirahahakemukseen liittyvä dokumetointi
• Taselaskelman laadinta

Mitä palveluun ei sisälly

Holvi Zen -palvelu ei mahdollista seuraavia toimintoja, eikä niitä ole mahdollista liittää palvelusopimukseen erikseen ostettavina lisäpalveluina:

• Kulukorvaus -toiminto
• Ennakkoverojen arviointi ja hakeminen
• Ennakkoverojen tilitys 
• Juridinen neuvonta
• Verosuunnittelu
• Yhtiöjärjestelyt
• Velkaneuvonta
• Perintätoiminta
• Maksuvalvonta
• Palvelu alaikäiselle
• Osakeyhtiöiden kirjanpito ja tilitoimistopalvelut
• Palkkahallinto ja muut työntekijöihin liittyvät palvelut
• Yrityksille, joiden tilikausi on muu kuin kalenterivuosi
• Arvonlisäveron erityisjärjestelmä (OSS)
• Alv-palautusten hakeminen muista EU-maista

 

Holvi Zen -palvelun käyttöönotto

Holvi Zen -palvelu edellyttää käyttäjän rekisteröitymistä ensin Holvi-tilin käyttäjäksi. Käyttäjä voi valita haluamansa palvelupaketin suoraan Holvin käyttöliittymässä ja palveluun voi liittyä myös kesken kuukauden. 

Ennen Holvi Zen -palvelun käyttöönottoa pyydämme lisätietoja, joilla voimme varmistaa yrittäjän sopivuuden³ Holvi Zen -palvelun käyttäjäksi ja valmistella kirjanpidon aloittamisen tai siirron jo olemassa olevien kirjanpitoaineistojen perusteella. Holvi Zen -palvelun asiantuntijat tukevat käyttäjää palvelun käyttöönotossa kunnes yritys on valmis siirrettäväksi Holvin asiakastuen alaisuuteen.

Holvin Zen -palvelun käyttö

Holvi Zen -palvelussa olennaista on, että kaikki yrityksen rahaliikenne tapahtuu Holvi-tilin kautta, sillä kirjanpito perustuu Holvissa oleviin tapahtumiin ja niiden tositteisiin. Käyttäjä kerää tuloja joko laskuttamalla Holvi Zen -palvelun kautta tai maksupäätelaitteella niin, että myynnit tilitetään yrityksen Holvi-tilille. Yrityksen kulut voidaan maksaa joko normaalisti tilisiirtoina tai Holvi Business Debit Mastercard® -maksukortilla. Tilitapahtumien perusteella kirjanpitäjä tekee kirjanpidon ja hoitaa verojen maksun.

Kirjanpitoaineistojen viimeinen toimituspäivä on aina seuraavan kuukauden 5. päivä. Mikäli aineistoa ei toimiteta määräaikaan mennessä tai palvelumaksuja ei olla voitu veloittaa käyttäjältä, keskeytyy valmisteltavan kirjanpidon toimitus sekä toimitusaika pitenee 30 päivään.

Käyttäjän päivittäiset toimenpiteet

• Kerää tuloja Holvin kautta
• Maksa yrityksen kuluja Holvissa
• Lisää tositteet ja kommentit tilitapahtumiin

Holvista lähetettäviin laskuihin muodostuu tosite eli lasku automaattisesti. Jos yrittäjä tekee hankintoja yritykselle maksamalla Holvin maksukortilla, hänen tulee tallentaa kuitti ostosta tilitapahtuman yhteyteen. Kuitista voi ottaa kuvan puhelimella ja tallentaa sen Holvin mobiilisovelluksella. 

Jos yrityksen laskuja maksetaan Holvi-tililtä, voidaan maksuun liittää lasku esimerkiksi PDF-tiedostona. Helpointa on tilata yrityksen laskut verkkolaskuina, jos se on laskuttajalle mahdollista. Näin tosite tallentuu automaattisesti tapahtuman yhteyteen.

Holvi pidättää oikeuden laskuttaa erikseen puuttuvien merkintöjen aiheuttamista lisätöistä.

Käyttäjän kuukausittaiset toimenpiteet

• Tositteiden ja kommenttien lisäys kuukauden kaikkiin tilitapahtumiin
• Ulkoisen maksupäätteen myyntiraportin lisäys kuukauden viimeisimpään tilitykseen 
• Tarkistus, että arvio vuoden tuloista on ajan tasalla OmaVerossa

Asiakkaan tulee ilmoittaa arvio vuoden tuloista OmaVeroon itse. Tämän perusteella määräytyy ennakkoverojen määrä ja asiakkaan tulee itse pitää arvio ajan tasalla. Annamme ohjeet ennakkoverojen ilmoitukseen ja maksuun palvelun aloituksen yhteydessä.

Käyttäjän vuosittaiset toimenpiteet

Ajoneuvon käyttö

Holvi Zen -palveluun kuuluu kilometrikorvaukset ja autokulujen vähennys yhden auton osalta⁴. Jos yrityksellä on käytössään useampi auto, ylimääräisten autojen verovähennyksiä varten voi ostaa lisäpalvelun suoraan yhteistyökumppaneiltamme.

Jos yrittäjällä on henkilöauto, tulee hänen pitää ajopäiväkirjaa. Holvi ei toimita erillistä ajopäiväkirjaa, vaan yrittäjä pitää sitä itselleen sopivalla sähköisellä tavalla, esimerkiksi Excelissä. 

Ajopäiväkirjasta pitää ilmetä käytön päivämäärä, lähtö- ja paluuaika sekä mistä on lähdetty liikkeelle ja mihin on menty. Loppuvuodesta asiakas saa sähköisen lomakkeen, johon asiakas koostaa yhteenvedon kilometreistä ja päivärahoista. Täytetyn lomakkeen perusteella Holvi hakee korvaukset verottajalta. Asiakkaan on itse säilytettävä ajopäiväkirja.

Holvi Zen -palvelun sulkeminen

Holvi Zen -palvelun irtisanomisaika on yksi kalenterikuukausi. Mikäli käyttäjä irtisanoo sopimuksen kuun 15. päivä, palvelusta kertyy sekä kuluvalta kuukaudelta että seuraavalta  kuukaudelta täysimittainen kuukausikustannus joka laskutetaan käyttäjältä.

Esimerkki: Irtisanot palvelun huhtikuun 15. päivä, jolloin kirjanpitosi tehdään kuluvalta kuukaudelta sekä seuraavan kalenterikuukauden ajalta, eli palvelu päättyy toukokuun lopussa.

Mikäli käyttäjä Holvi Zen -palvelun sulkemisen yhteydessä ei halua jatkaa enää Holvi -tilinsä käyttöä muiden Holvi palvelujen kautta, hänen Holvi -tili suljetaan irtisanomisajan jälkeen seuraavan kuukauden 8. päivään mennessä.

Holvi Zen -palvelun sulkemisen yhteydessä käyttäjälle toimitetaan kirjanpidon aineistot, jossa mukana tuloslaskelma, pääkirja sekä kaikki kirjanpitoon liittyvät tositteet.

Mikäli kuitenkin käyttäjällä on maksamattomia Holvi Zen -palveluun liittyviä palvelumaksuja tai avoimia maksuja ostetuista lisäpalveluista palvelun sulkemisen yhteydessä, kirjanpitoaineisto valmistellaan vain siihen asti mihin palvelumaksut ovat suoritettu ja luovutetaan sen mukaisesti asiakkaalle.

 

Lisäselvitykset

¹ Yhdenkertainen kirjanpito riittää, jos yrityksen nykyisellä ja edellisellä tilikaudella korkeintaan yksi alla olevista ehdoista ylittyy:

• Taseen loppusumma ylittää 100 000 €
• Liikevaihto ylittää 200 000 €
• Palveluksessa keskimäärin 3 henkilöä. Holvi Zen -palvelussa yrityksellä ei kuitenkaan voi olla työntekijöitä
  

² Mikäli yrityksen toiminta sisältää alla listattuja ominaisuuksia tai pääasiallinen toimiala on jokin listatuista toimialoista, vaatii ne kahdenkertaista kirjanpitoa tai niihin liittyy jokin tietty verotusteknillinen syy, jolloin näitä yrityksiä ei voida hyväksyä Holvi Zen -palveluun

• Yrityksen toiminta vaatii varastokirjanpitoa
• Yrityksen toimiala sisältää käytettyjen tavaroiden myyntiä (marginaaliverotus)
• Yrityksellä on huomattavaa omaisuutta yrityksen taseessa
• Yrityksen omistajuus jakautuu puolisoiden kesken
• Yritys on metsä- tai maatila
• Yritys on hevostalli
• Yritys on kahvila tai ravintola
• Yrityksen toiminta on perhehoitoa (sisäinen laskenta)

³ Holvi Zen -palvelussa yrityksen on oltava ennakkoperintärekisterissä. Käyttäjän on huolehdittava, että hän voi tarvittaessa esittää todistuksen ennakkoperintärekisteriin kuulumisesta tai siitä, että ilmoitus on tehty.

Lisäksi kirjanpitäjä tarvitsee suomi.fi-valtuutuksen OmaVero-palveluun. Näin kirjanpitäjä pystyy tekemään alv-ilmoituksen. Pyydämme oikeudet palvelun aloittamisen yhteydessä sähköpostitse.

Käyttäjän on varmistettava, että yritys on myös arvonlisäverorekisterissä, eli yritys on alv-velvollinen. Jos liikevaihto jää selvästi alle alv-rajan, eli 15 000 euron vuodessa (vuodesta 2021 alkaen), alv-velvollisuus ei ole pakollinen, mutta suosittelemme sitä silti. Jos vuoden lopuksi liikevaihto jää alle alv-velvollisuuden rajan, saa yrittäjä maksamansa alvit takaisin alarajahuojennuksena. Kirjanpitäjä hakee alarajahuojennuksen yritykselle.

⁴ Jos yrittäjä käyttää henkilöautoa yrityksen ajoihin yli 50 % ajoneuvon kokonaiskäytöstä, hän voi maksaa sen bensakulut ja huoltokulut Holvi-kortilla tai suoraan Holvi-tililtä. Yrittäjä lisää tällöin näihin tapahtumiin kuitit normaalisti. Kulut sisällytetään kirjanpitoon ja ne vähennetään kuluina suhteessa auton kokonaiskäyttöön. 

Esimerkki: jos autoa käytetään yrityksen ajoihin 60 % kokonaiskäytöstä, voidaan kuluina vähentää kirjanpidossa 60 %.

Jos henkilöautoa käytetään yritysksen ajoihin alle 50 % käytöstä, kuluja ei kirjata kirjanpitoon. Sen sijaan yrittäjä voi hakea kilometrikorvauksia tilikauden päätyttyä. 

Arvonlisäveroja ei vähennetä jos autolla ajetaan yhtään henkilökohtaista ajoa.