Die E-Rechnungs-Pflicht im Überblick
- Seit 2020 müssen Auftragnehmer*innen von deutschen Bundesbehörden ihre Rechnungen an diese Behörden im E-Rechnungs-Format ausstellen. Auf unserem Blog findest du mehr Infos zur E-Rechnungs-Pflicht beim Bund.
- Seit 2025 müssen alle Unternehmer*innen elektronische Rechnungen von ihren Geschäftspartner*innen akzeptieren. Auf unserem Blog findest du mehr Infos zur E-Rechnungs-Pflicht im B2B-Geschäft.
- Im Jahr 2028 tritt die Pflicht zur elektronischen Rechnung vollständig in Kraft: Alle Unternehmen im B2B-Bereich dürfen ab dann nur noch E-Rechnungen versenden.
Was sind E-Rechnungen?
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem standardisierten elektronischen Format übermittelt wurde, so dass sie automatisch und elektronisch verarbeitet werden kann.
Mit anderen Worten: Gewöhnliche PDFs, Bilddateien oder E-Mails sind keine elektronischen Rechnungen, auch wenn sie digital übermittelt werden.
Welches Format sollte ich für meine Rechnungen wählen?
- Wenn du Rechnungen an Privatpersonen (B2C) oder andere Unternehmen (B2B) ausstellst, empfehlen wir ZUGFeRD als Standardformat. Dieses E-Rechnungs-Format enthält neben dem maschinenlesbaren Teil auch eine gewöhnliche PDF-Ansicht.
- Du kannst auch eine herkömmliche PDF-Rechnung erstellen, solange die vollständige E-Rechnungs-Pflicht noch nicht in Kraft getreten ist.
- Wenn du E-Rechnungen an Bundesbehörden stellen möchtest (B2G), kontaktiere uns, um den Versand von elektronischen Rechnungen über unser Partnernetzwerk zu aktivieren. Du benötigst die Leitweg-ID deines Rechnungsempfängers, um E-Rechnungen zu versenden.
Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen?
- Mit digitaler Rechnungsstellung sparst du Zeit. Bitte beachte, dass es derzeit nicht möglich ist, mehrere Rechnungen gleichzeitig hochzuladen oder zu versenden.
- Geringere Fehlerquote.
- Keine Portokosten für den Versand von Papierrechnungen.
- Wenn du jetzt schon auf die E-Rechnung umstellst, bist du ideal auf die vollständige E-Rechnungs-Pflicht ab 2028 vorbereitet.
Wie kann ich E-Rechnungen mit Holvi akzeptieren?
Alles, was du für den Empfang von E-Rechnungen brauchst, ist ein E-Mail-Postfach. Um eine elektronische Rechnung zu validieren und revisionssicher zu archivieren, benötigst du aber eine E-Rechnungs-Software. Mit Holvi haben wir eine einfache Lösung entwickelt, um E-Rechnungen deiner geschäftlichen Kontakte zu prüfen, zu bezahlen und zu archivieren.
- Melde dich in Holvi an und navigiere zu Überweisung. Du kannst dazu die Schnellaktionen auf dem Startbildschirm nutzen.
- Wählen die Option Rechnung bezahlen, die sich in der Web-Ansicht oben rechts oder in der Holvi App unten befindet.
- Lade die PDF-Datei deiner elektronischen ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung hoch, die du von deinem Geschäftskontakt per E-Mail erhalten hast. Im Moment werden nur PDF-Dateien unterstützt.
- Holvi extrahiert daraufhin die strukturierten XML-Daten aus dem PDF. Du kannst die Details überprüfen und bei Bedarf anpassen.
- Wenn du Holvi in der Web-Ansicht nutzt, klicke auf Als Entwurf speichern oder Senden, um die Zahlung zu speichern. Die Zahlung wird dann geplant oder im Entwurfsstatus gespeichert. Du kannst dann entscheiden, ob du sie weiter bearbeiten oder bestätigen möchtest, dass sie bezahlt oder gelöscht werden soll.
- Die hochgeladene PDF-Datei (mit XML-Inhalt) wird an die ausgehende Transaktion angehängt, in deine Holvi-Buchhaltungsdaten aufgenommen und revisionssicher gespeichert.
Hier findest du eine Demo
Wie erstelle ich E-Rechnungen mit Holvi?
- Wenn du eine Rechnung erstellt, aktiviere die Option ZUGFeRD in das Rechnungs-PDF integrieren im Abschnitt Zusätzliche Angaben. Du kannst diese Option ändern, solange die Rechnung noch nicht versendet ist.
- Um Rechnungen standardmäßig als E-Rechnung zu erstellen, gehe zu Rechnungsstellung > Einstellungen und aktiviere die Option Immer ZUGFeRD in das Rechnungs-PDF integrieren. Mit Holvi erstellte Rechnungen sind dann standardmäßig E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format.