Dokumente für die Unternehmensverifizierung in Deutschland und Österreich

Erforderliche Dokumente 

Je nachdem, wo dein Unternehmen ansässig ist, musst du mindestens die folgenden Dokumente vorlegen – zusätzlich zu einer Vollmacht, falls zutreffend.

Handelsregisterauszug – vollständiger Auszug und Abrufdatum nicht älter als 6 Monate)

Der Handelsregisterauszug/Firmenbuchauszug ist ein Dokument, das vom Handelsregister ausgestellt wird und die Eintragung in diesem Register/Firmenbuch bestätigt. Das Handelsregister enthält Informationen über dein Unternehmen, den Sitz, die Niederlassung, die Zweigniederlassung, den Gegenstand deines Unternehmens, die vertretungsberechtigten Personen, die Rechtsform des Unternehmens sowie das Grund- oder Stammkapitals und den Namen des Geschäftsinhabers.

Die zwei häufigsten Versionen des Handelsregisterauszuges/Firmenbuchauszugs sind der Handelsregisterauszug und der Handelsregisterauszug. Je nach Länge kann der Handelsregisterauszug mehrere Seiten umfassen. Für die Prüfung deines Unternehmens werden alle Seiten benötigt, und der Auszug darf nicht älter als 6 Monate sein.

Gesellschafterliste / Gesellschaftsvertrag

Gesellschafterliste:

Eine Gesellschafterliste ist eine Aufzählung aller Gesellschafter und deren Geschäftsanteile an einem Unternehmen. Die Gesellschafterliste ist ein Anhang zum Handelsregister. Die Gesellschafterliste muss die folgenden Informationen über Gesellschafter, die natürliche Personen sind, enthalten:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Wohnsitz
• Nennbetrag und laufende Nummern des Geschäftsanteils
• Prozentuale Beteiligung am Stammkapital
• Falls ein Gesellschafter mehrere Geschäftsanteile hält: Angabe des Gesamtumfangs der Beteiligung am Stammkapital als gesonderte Prozentangabe

Wenn ein Anteilseigner eine andere Gesellschaft ist, müssen zusätzliche Informationen angegeben werden:

• Liste zugehöriger Firmen
• Satzungsliste
• Registergericht und Registernummer

Gesellschaftsvertrag:

Bei der Gründung eines Unternehmens mit mehreren Personen wird zwischen den Gesellschaftern ein Gesellschaftsvertrag geschlossen. Dies ist unabhängig von der Rechtsform des Unternehmens. Der Vertrag regelt das Verhältnis der einzelnen Gesellschafter untereinander. Der Gesellschaftsvertrag greift in der Regel nur, wenn sich die Gesellschafter nicht einvernehmlich einigen können.

Gesellschaftsvertrag

Der Gesellschaftsvertrag ist die Anlage oder Satzung zur Gründungsurkunde eines eingetragenen Unternehmens. Dieser wird  für alle registrierten Unternehmen notariell beschlossen und beschreibt den Gegenstand des Unternehmens, den Unternehmensnamen, die Gesellschafter und das Kapital, die Verteilung der Anteile, Anschrift des Unternehmens, sowie alle in der ersten Gesellschafterversammlung mit der Gründung beschlossenen Beschlüsse und die sich daraus ergebenden Umstände.

Musterprotokoll

Wahlweise kann ein Unternehmen auch als Ein-Personen oder Mehr-Personengesellschaft per Musterprotokoll gegründet werden. Dieses enthält alle Informationen des Gesellschaftsvertrages und ersetzt die Gründungsurkunde und die Anlage als vereinfachte Gründungsform nach Paragraph 2 Absatz 1a GmbHG. Dies ist möglich, wenn ein Unternehmen zwei oder bis zu drei Gesellschafter hat.

Vollmacht

Eine Vollmacht ist ein Dokument, welches einer Person die Vertretungsmacht für eine andere Person in Rechtsgeschäften gibt. Wenn du also nicht der alleinige Geschäftsführer des Unternehmens bist, dann wird zusätzlich eine ausgefüllte Vollmacht benötigt, die bestätigt, dass du Rechtsgeschäfte im Namen des Unternehmens durchführen darfst. Die Vollmacht muss von den wirtschaftlichen Eigentümern des Unternehmens ausgestellt werden.

Die Formulare dafür findest du hier:

• Vollmacht Unternehmen Deutschland
• Vollmacht Unternehmen Österreich

Vertretungsberechtigter = Person, die das Konto eröffnet

Vollmachtgeber = Person, die der Besitzer des Unternehmens ist oder Mitgesellschafter