Die Inbox ist dein zentraler Ort in Holvi für Belege und Rechnungen, die du noch bezahlen musst, mit so wenig Handarbeit wie möglich. Statt Umsätze zu durchsuchen oder Zahlungsdaten abzutippen, lädst du dein Dokument einfach in die Inbox hoch. Holvi liest die Angaben aus und gleicht sie mit deinen Umsätzen ab oder bereitet eine Überweisung für dich vor.
Wichtig: Holvi schlägt dir Schritte vor, basierend auf den ausgelesenen Daten. Aber die Kontrolle bleibt immer bei dir: Du bestätigst jede Entscheidung selbst.
So kommen Dokumente in deine Inbox
Du kannst Belege und Rechnungen auf vier Wegen in deine Inbox schicken:
1. Direkt im Web hochladen
Lade Dateien in der Holvi Web-App direkt von deinem Computer hoch.
- Dateitypen: PDF, JPEG, PNG, TIFF
- Dateigröße: bis zu 15 MB pro Datei, eine Datei pro Upload
2. Holvi App
Öffne die Inbox in der Holvi App, um Dokumente schnell zu erfassen.
- Scanne Belege oder Rechnungen direkt mit der Kamera deines Smartphones.
- Wähle Fotos von Dokumenten aus deiner Galerie.
3. Aus anderen Apps teilen (mobil)
Schick Dokumente direkt aus Apps wie Fotos, Dateien oder Mail an Holvi:
- Öffne die Datei oder den Beleg in der App deiner Wahl.
- Tippe auf Teilen und wähle Holvi.
- Wähle auf dem Bildschirm „An Holvi senden“ die Option In Inbox hochladen.
- Limits: max. 15 MB, eine Datei pro Upload (PDF, JPEG, PNG, TIFF).
4. Per E-Mail weiterleiten
Leite Belege und Rechnungen direkt an die eigene Inbox-Adresse deines Unternehmens weiter.
- Deine Inbox-Adresse: Jedes Unternehmen bekommt eine Adresse im Format X@inbox.holvi.com.
- Nur Empfang: Diese Adresse empfängt nur E-Mails. Von ihr wird nichts verschickt.
- Datenschutz zuerst: Holvi greift nicht auf dein Postfach, Gmail oder Outlook zu. Wir lesen nur Nachrichten, die an deine Inbox-Adresse gehen.
💡 Automatische Weiterleitung einrichten:
- Gmail: Um Weiterleitungsregeln zu aktivieren, gibst du einen Bestätigungscode ein, der an deine Holvi Inbox-Adresse geschickt wird. Den Code zeigen wir dir in Holvi an.
- Microsoft 365: Externe Weiterleitungen sind oft standardmäßig gesperrt. Dann muss die IT deines Unternehmens sie freischalten.
Das siehst du in der Inbox
Nach dem Upload verarbeitet Holvi das Dokument in wenigen Sekunden und zeigt es als eigenen Eintrag an.
Listenansicht
In der Listenansicht der Inbox zeigt jeder Eintrag:
- Anbieter: wird automatisch ausgelesen, wenn er lesbar ist.
- Hochgeladen von: die Person, die das Dokument hochgeladen oder weitergeleitet hat.
- Upload-Datum: wann der Eintrag hinzugefügt wurde.
- Betrag: der ausgelesene Gesamtbetrag.
- Anhänge: Anzahl der verknüpften Dateien.
- Status: filterbar nach Unbearbeitet, Bearbeitet oder Verworfen.
Detailansicht
Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Detailansicht mit weiteren Infos:
- Ausgelesenes Fälligkeitsdatum und Beschreibung (falls vorhanden).
- Vorgeschlagener Umsatz: Rechts zeigt Holvi den Umsatz, der aus seiner Sicht zum Dokument passt. Findet Holvi keinen, steht dort „Keine passende Zahlung gefunden“ und du kannst Bezahlen oder Ausblenden wählen.
Das kannst du in der Inbox tun
Jede Aktion musst du ausdrücklich bestätigen. Du hast diese Möglichkeiten:
- Einem bestehenden Umsatz zuordnen: Schlägt Holvi den richtigen Umsatz vor, bestätigst du die Zuordnung. Das Dokument hängt dann als Beleg an diesem Umsatz und bekommt den Status Zugeordnet.
- Neue Rechnung bezahlen: Ist das Dokument eine offene Rechnung, klick auf Bezahlen (im Drei-Punkte-Menü oben rechts). Holvi füllt das Überweisungsformular mit der ausgelesenen IBAN, dem Betrag und dem Verwendungszweck aus. Prüf die Angaben, bestätige und schick die Überweisung ab.
- Dokument ausblenden: Wenn weder eine Zahlung noch eine Zuordnung nötig ist, wähle Ausblenden. Die Datei verschwindet aus deiner Hauptliste und landet in der Ansicht Ausgeblendet. Dort findest du sie jederzeit wieder.
Häufige Fragen
Sieht meine Steuerberatung alle Dateien in meiner Inbox?
In Buchhaltungsexporten und Buchhaltungsschnittstellen: Nein. Nur zugeordnete oder bezahlte Dokumente hängen an Umsätzen und gehen an deine Buchhaltungssoftware oder in Exportberichte. Offene und ausgeblendete Einträge bleiben in deiner Inbox und landen nicht in der Buchhaltung.
Direkter Zugang zu Holvi: Lädst du deine Steuerberatung als Editor in dein Holvi Konto ein, sieht sie die Kontobewegungen und die Einträge direkt in Holvi.
Welche Währungen kann ich direkt aus der Inbox bezahlen?
Aktuell kannst du aus der Inbox nur Rechnungen in Euro (EUR) direkt bezahlen.
Wie funktioniert die automatische Zuordnung?
Holvi sucht nach bestehenden Umsätzen mit ähnlichem Datum und Betrag wie das hochgeladene Dokument. Weil dabei nach ähnlichen Werten gesucht wird, kann Holvi gelegentlich die falsche Zahlung vorschlagen, wenn du um dieselbe Zeit mehrere ähnliche Umsätze hast.
Was mache ich, wenn Holvi den falschen Umsatz vorschlägt?
Wenn der vorgeschlagene Umsatz nicht stimmt und es keine Alternative gibt, blende das Dokument aus und ordne es außerhalb der Inbox manuell dem richtigen Umsatz zu.
Wer in meinem Unternehmen sieht die Dokumente in der Inbox?
Alle, die die Buchhaltung des Unternehmens sehen dürfen, sehen auch alle Dokumente in der Inbox.