Der Status „Bereit“ ist dein finaler, manueller Bestätigungsstempel: Damit bestätigst du, dass eine Transaktion vollständig ist und für deine offiziellen Bücher fixiert werden kann. Stell es dir vor wie deinen letzten Check vor dem Monatsabschluss!
Wofür steht der Status „Bereit“?
Er ist ein Buchhaltungsstatus für alle, die die finale Prüfung übernehmen.
Mit „Bereit“ bestätigst du:
- Alle notwendigen Dokumente (Belege, Rechnungen usw.) sind angehängt.
- Kategorien und Zahlungsaufteilung stimmen.
- Die Transaktion wechselt von „Prüfen“ zu „Bereit“.
Bevor du auf „Bereit“ setzt (die Vorbereitung)
Solange der Status „Prüfen“ ist, bleibt der Bearbeiten-Button aktiv. Jetzt ist der Moment, alles sauber zu erledigen.
- Kategorien anpassen: Über den Button Bearbeiten die Zahlungsdetails korrigieren.
- Dokumente hochladen: Fehlende Anhänge direkt im Feld Anhang hinzufügen ergänzen.
- Welche Transaktionen markierbar sind:
„Bereit“ ist möglich, wenn der Zahlungsstatus Bezahlt, Teilbezahlt, Überbezahlt oder Eingegangen ist.
Kommunikation ist entscheidend – Notizen nutzen
Nicht alle Rollen dürfen Transaktionen als „Bereit“ markieren – aber alle können helfen, sie „bereit“ zu machen.
Die Notizen-Funktion ist euer interner Chat
- Eine Buchhalterin kann fehlende Unterlagen anfordern.
- Ein Creator ( die Person, die die Zahlung geleistet hat) kann ungewöhnliche Zahlungen erklären.
Gut zu wissen:
Notizen können auch nachdem sie als „Bereit“ markiert wurden hinzugefügt werden – sie erscheinen aber nicht in den offiziellen Buchhaltungsexporten.
Transaktion finalisieren
Wenn alles geprüft, dokumentiert und eindeutig ist:
- Ein Creator oder Admin setzt den Status auf „Bereit“.
- Die Transaktion wird sofort gesperrt (nicht mehr bearbeitbar).
- Creator und Admins können sie bei Bedarf wieder entsperren.
Die Sperre ist wichtig – sie schützt die Datenqualität für Steuerzwecke und sorgt für saubere Exporte in dein externes Buchhaltungssystem.
Kurz gesagt: „Bereit“ bedeutet geprüft, vollständig und für die Buchhaltung fixiert.
Aktivitätsübersicht in der Buchhaltung
Im Bereich Buchhaltung → Aktivität findest du eine Übersicht, die zeigt, wie viele Transaktionen bereits den Status „Bereit“ haben.
- Über das Dropdown oben rechts kannst du den Zeitraum anpassen:
Dieser Monat, Letzter Monat, Vor zwei Monaten usw. - Oder du erzeugst einen eigenen, individuellen Zeitraum.