Kun asetat tapahtuman tilaan "Valmis", vahvistat manuaalisesti, että kaikki tarvittavat tiedot ovat kunnossa ja tapahtuma on 100 % valmis kirjanpitoon. Tämän jälkeen tapahtuma lukittuu kirjanpitoa varten. Se toimii ikään kuin viimeisenä tarkistuksena ennen kuukauden kirjanpidon sulkemista.
Mitä varten “Valmis”-tila on?
"Valmis"-tila on kirjanpidon tunniste, jota käyttävät lopullisesta tarkistuksesta vastaavat henkilöt (tilin pääkäyttäjät ja ylläpitäjät). Kun merkitset tapahtuman valmiiksi, vahvistat seuraavat asiat:
- Kaikki tarvittavat liitteet (esimerkiksi kuitit ja laskut) on lisätty
- Kululuokitus ja mahdollinen jaottelu ovat oikein
- Tapahtuman tila päivittyy "Tarkistettava" → "Valmis"
Ennen kuin merkitset tapahtuman “Valmis”-tilaan (valmistelutyö)
Niin kauan kuin tapahtuman tila on “Tarkistettava”-tilassa, muokkaa-painike on käytettävissä. Silloin voit varmistaa, että kaikki on kohdallaan:
- Tarkenna luokitus: Käytä Muokkaa-painiketta tarkentaaksesi kulujen jaottelua.
- Lisää liitteet: Lataa puuttuvat kuitit tai muut asiakirjat Lisää liite -kenttään.
- Hyväksy tapahtumat: Tapahtuma voidaan siirtää “Valmis”-tilaan, jos sen maksun tila on Maksettu, Osittain maksettu, Maksettu liikaa tai Vastaanotettu.
Muistiinpanot: Sisäiseen viestintään
Kaikilla ei ole valtuuksia merkitä tapahtumaa valmiiksi, mutta jokainen voi edistää työpanoksellaan kirjanpidon valmistumista. Mustiinpanot-kenttä toimii tiimin omana viestintäkanavana, jonka ansiosta yhteistyö sujuu helposti.
Näin käytät Muistiinpanot-ominaisuutta
- Voit lähettää ilmoituksen esim. korttimaksun tekijälle, jos jokin tarvittava tieto kuten kuitti puuttuu.
- Maksun tekijä voi puolestaan käyttää Muistiinpanot/kommentit -kenttää antaakseen lisätietoa tai selityksen poikkeukselliselle maksulle.
Keskeiset hyödyt ja muuta tietoa
- Käyttö “Valmis”-tilan jälkeen: Muistiinpanoja voi lisätä myös sen jälkeen, kun tapahtuma on merkitty valmiiksi.
- Vain sisäiseen käyttöön: Muista, että muistiinpanot ovat ainoastaan sisäistä viestintää eikä niitä näytetä kirjanpidon virallisissa vienneissä.
Tapahtuman viimeistely
Kun kaikki on tarkistettu, dokumentoitu ja täysin selkeää:
- Tilin pääkäyttäjä tai ylläpitäjä vaihtaa tilaksi Valmis.
- Tapahtuma lukittuu heti muokkaukselta. Pääkäyttäjät ja ylläpitäjät voivat kuitenkin tarvittaessa avata sen uudelleen.
Lukitusvaihe on tärkeä, sillä se varmistaa tietojen eheän säilymisen veroraportointia varten ja tekee viennistä ulkoiseen kirjanpitojärjestelmään sujuvaa.
Lyhyesti: “Valmis”-tila tarkoittaa tarkistettu, täydellinen ja kirjanpitoa varten lukittu!
Tapahtumien yleiskuva kirjanpidossa
Kirjanpito >Historia -osio sisältää yleisnäkymän, joka visualisoi tapahtumien käsittelyn etenemisen. Lisäksi näet, kuinka moni tapahtuma on merkitty tilaan “Valmis”.
Voit säätää näkymän ajanjaksoa sivun oikeassa yläkulmassa olevan valikon kautta. Valikossa on valmiita vaihtoehtoja, kuten Tämä kuukausi, Edellinen kuukausi ja Kaksi kuukautta sitten. Lisäksi voit määrittää omia ajanjaksoja tarpeidesi mukaan.