Postilaatikko on Holvin ominaisuus, jossa hoidat ostokuitit ja maksettavat laskut vaivattomasti. Sinun ei tarvitse etsiä tapahtumia manuaalisesti eikä syöttää maksutietoja itse. Lataa dokumentti Postilaatikkoon, niin Holvi lukee tiedot automaattisesti ja täsmää dokumentin tapahtumiin tai valmistelee maksuluonnoksen.
Tärkeää: Holvi ehdottaa toimenpiteitä tunnistamiensa tietojen perusteella, mutta sinä vahvistat aina lopullisen päätöksen.
Näin saat dokumentit Postilaatikkoon
Voit lähettää kuitit ja laskut Postilaatikkoon neljällä tavalla:
1. Lataus verkossa
Lataa tiedostot suoraan tietokoneeltasi Holvin verkkosovelluksessa.
- Sallitut tiedostotyypit: PDF, JPEG, PNG, TIFF
- Tiedostorajat: enintään 15 Mt tiedostoa kohden, yksi tiedosto kerrallaan
2. Holvin mobiilisovellus
Avaa Postilaatikko Holvin sovelluksessa ja tallenna kuitit nopeasti.
- Skannaa kuitit ja laskut puhelimen kameralla.
- Valitse dokumenttien kuvia puhelimen kuvagalleriasta.
3. Jaa muista sovelluksista (mobiili)
Lähetä dokumentteja suoraan Holviin muista sovelluksista, kuten Kuvista, Tiedostoista tai sähköpostista:
- Avaa tiedosto tai kuitti haluamassasi mobiilisovelluksessa.
- Klikkaa Jaa-painiketta ja valitse Holvi.
- Valitse “Jaa Holviin” -näkymässä Lataa postilaatikkoon.
- Rajoituksia: enintään 15 Mt, yksi tiedosto kerrallaan (PDF, JPEG, PNG, TIFF).
4. Sähköpostin välitys
Välitä kuitit ja laskut yrityksesi omaan Holvi-postilaatikon osoitteeseen.
- Postilaatikon osoitteesi: jokainen yritys saa osoitteen.
- Vain vastaanotto: Osoite vastaanottaa viestejä, mutta sieltä ei lähde postia.
- Tietoturva edellä: Holvi ei pääse Postilaatikkoosi eikä Gmail- tai Outlook-tiliisi. Se vain lukee viestit, jotka lähetetään yrityksesi omaan Holvi-postilaatikon osoitteeseen.
💡 Automaattisen välityksen määrittäminen:
- Gmail: Välityssäännön käyttöönotto edellyttää vahvistuskoodia, jonka Gmail lähettää Holvi-postilaatikon osoitteeseesi. Koodi näkyy Holvissa.
- Microsoft 365: Ulkoinen välitys on usein oletuksena estetty, joten yrityksesi IT-ylläpitäjän on ehkä sallittava se.
Mitä näet Postilaatikko-näkymässä
Kun lataat dokumentin, Holvi käsittelee sen sekunneissa ja näyttää sen omana kohtanaan.
Listanäkymä
Postilaatikko-pääsivun listassa näet seuraavat tiedot:
- Toimittajan nimi: tunnistetaan automaattisesti, kun teksti luettavissa.
- Lataaja: käyttäjä, joka latasi tai välitti dokumentin.
- Latauspäivä: päivä, jolloin dokumentti lähetettiin.
- Summa: tunnistettu kokonaishinta.
- Liitteiden määrä: liitettyjen tiedostojen määrä.
- Tila: voit suodattaa kohtaa tilan mukaan: Avoimet, Käsitellyt, tai Hylätyt.
Korttinäkymä
Kun avaat tapahtuman, näet koko näkymän lisätietoineen:
- Tunnistettu eräpäivä ja kuvaus (jos saatavilla).
- Ehdotettu tapahtuma: Oikeassa reunassa Holvi näyttää tapahtuman, jonka se arvioi vastaavan dokumenttia. Jos Holvi ei löydä tapahtumaa, näkymässä lukee Täsmäävää maksua ei löytynyt, jolloin voit valita Maksa tai Ohita.
Mitä Postilaatikko-näkymässä voi tehdä
Jokainen toimenpiden vaatii vahvistuksesi. Voit valita jonkin seuraavista:
- Täsmää olemassa olevaan tapahtumaan: Jos Holvin ehdottama tapahtuma on oikea, vahvista täsmäys. Dokumentti liitetään tapahtumaan maksun todisteeksi ja siirtyy Täsmätty-tilaan.
- Maksa uusi lasku: Jos dokumentti on maksamaton lasku, valitse Maksa oikean yläkulman kolmen pisteen kohdalta valikosta. Holvi täyttää maksulomakkeen automaattisesti tunnistetulla IBANilla, summalla ja viitetiedoilla. Tarkista tiedot, vahvista ja lähetä maksu.
- Ohita dokumentti: Jos dokumentti ei vaadi maksua tai täsmäystä, valitse Ohita. Tiedosto siirtyy pois pääjonosta omaan Hylätty-näkymäänsä, josta löydät sen milloin tahansa.
Usein kysytyt kysymykset
Näkeekö kirjanpitäjäni kaikki Postilaatikko-näkymän tiedostot?
Kirjanpitovienneissä ja kirjanpito-integraatioissa ei näe. Vain täsmätyt tai maksetut dokumentit liitetään tapahtumiin ja välitetään ulkoiseen kirjanpito-ohjelmaan tai vientiraportteihin. Käsittelemättömät ja ohitetut tapahtumat näkyvät vain sinun Postilaatikko-näkymässäsi eikä niitä sisällytetä kirjanpitoaineistoon.
Suora Holvi-yhteys: Jos kutsut kirjanpitäjäsi suoraan Holvi-tilillesi Assistentti-käyttäjäksi, hän näkee tilin toiminnan ja Postilaatikko-näkymän tapahtumat Holvissa.
Mitä valuuttoja voin maksaa suoraan Postilaatikossa?
Uusia laskuja voi toistaiseksi maksaa Postilaatikossa vain Euroissa (EUR).
Miten automaattinen tapahtumien täsmäys toimii?
Holvi etsii tapahtumia, joiden päivämäärä ja summa ovat samankaltaiset kuin ladatussa dokumentissa. Koska täsmäys perustuu samankaltaisiin arvoihin, Holvi voi ehdottaa väärää maksua, jos samoihin aikoihin on useita samankokoisia tapahtumia.
Mitä teen, jos Holvi ehdottaa väärää tapahtumaa?
Jos ehdotettu tapahtuma on väärä eikä muuta vaihtoehtoa löydy, ohita dokumentti. Liitä se sitten oikeaan tapahtumaan manuaalisesti Postilaatikko-näkymän ulkopuolella.
Ketkä yrityksessäni näkevät Postilaatikon dokumentit?
Kaikilla, joilla on oikeus nähdä yrityksen kirjanpito, näkevät kaikki Postilaatikkoon ladatut dokumentit.