1. Kuinka merkitsen laskun maksetuksi?
Voit merkitä laskun maksetuksi vain jos sitä vastaava suoritus on saapunut Holviin. Jos lasku näyttää erääntyneeltä, mutta tiedät, että se on maksettu, laskua vastaava suoritus löytyy todennäköisesti tilisi tuloluokasta Luokittelemattomat/Uncategorised. Holviin saapuvat luokittelemattomat suoritukset kootaan tuloluokkaan Luokittelemattomat - näihin lukeutuu mm. suorituksia joissa maksaja ei ole käyttänyt viitenumeroa.
Voit luokitella suoritukset uudestaan haluamiisi tuloluokkiin, tai yhdistää niitä lähettämiisi laskuihin.
HUOM: Vain Luokittelemattomat-tuloluokassa olevia suorituksia voi yhdistää laskuihin. Jos olet siirtänyt suorituksen ulos tästä luokasta, sinun tulee ensin siirtää se takaisin. Valitse siis ensin haluamasi suoritus koti-valikon ja feed-näkymän, tai kirjanpito-valikon ja tuloluokan kautta. Tämän jälkeen valitse Vaihda luokittelua alasvetovalikko ja 'Luokittelemattomat'.
Yhdistääksesi Holvi-tilille saapuneita suorituksia lähettämiisi laskuihin, toimi seuraavasti:
1. Kirjaudu Holviin ja valitse Laskut
2. Valitse listasta lasku, joka on erääntyneessä tilassa, ja jonka haluat merkitä maksetuksi
3. Valitse laskunäkymän oikealta laidalta Vaihtoehdot > Merkitse maksetuksi
4. Näet nyt listan kaikista suorituksista jotka ovat luokittelematta. Valitse tästä listasta laskua vastaava suoritus.
5. Valitse listasta haluamasi suoritus ja viimeistele yhdistäminen klikkaamalla Vahvista.
2. Hyvityslaskut / Laskun merkitseminen hyvitetyksi
Jos sinulla on lasku, jonka haluat poistaa tai se on osittain maksettu voit tehdä laskun maksamatonta määrää vastaavan hyvityslaskun. Näin kirjanpitoosi ei jää aukkoja.
Tehdäksesi hyvityslaskun, valitse Holvi-tililtäsi Laskut-valikko ja avautuvasta näkymästä Laskun tila ja Hyvitetty. Huomiothan, että laskun tulee olla lähetetty tai merkitty lähetetyksi, jotta sen voi hyvittää.
Tämä muodostaa automaattisesti lähetetyn laskun summaa vastaavan (tai jäljellä olevan maksamattoman osuuden summaa vastaavan) hyvityslaskun, jonka voit myös lähettää eteenpäin tai tulostaa arkistointia varten.
Jos tiedät, että laskua vastaava suoritus on saapunut Holviin voit merkitä laskun maksetuksi näillä ohjeilla.
3. Laskun käyttäminen pohjana
Voit käyttää lähetettyjä laskuja pohjana, jotta uusia laskuja ei aina tarvitse luoda uudestaan alusta asti.
Tehdäksesi tämän valitse aluksi Laskut-valikosta haluamasi lasku. Tämän jälkeen klikkaa laskun päällä olevaa Käytä pohjana -vaihtoehtoa. Tämä luo laskusta kopion, jonka aiheeksi tulee muokattavana tekstinä Kopio [edellisen laskun aihe].
Samalla periaatteella voit käyttää pohjina lähetettyjä tai luotuja maksuja, sekä olemassaolevia verkkokauppatuotteita.
4. Laskutus ulkomaille
Holvilla voit lähettää myös laskuja Suomen rajojen ulkopuolelle (voit laskuttaa vain Euro-valuutassa).
Ulkomaille lähetettävänä laskuna voit hyvin käyttää normaalia Holvi-laskua, mutta suosittelemme lisäämään laskun aihekenttään muistutuksen "Käytäthän viitenumeroa"/Please, use the reference number". Viitenumeron perusteella rahat ohjautuvat oikein, eikä sinun tarvitse lähteä manuaalisesti siirtämään niitä tililläsi tuloluokasta luokittelemattomat.
Ulkomaanvaluuttamaksuja varten Holvia voi käyttää yhdessä Transferwise -palvelun kanssa. Transferwise on useimmiten perinteisiä pankkeja edullisempi vaihtoehto. Transferwisen avulla tiedät etukäteen paljonko sinun tulee maksaa, jotta vastaanottaja saa toivotun summan kokonaan tililleen.
Toimi näin:
- Luo tunnukset ilmaiseksi https://transferwise.com/register/index kautta.
- Laita tilisiirron tiedot (määrä, vastaanottajan tiedot ja valuutat) Transferwise-palveluun joka antaa sinulle hinnan ja tiedot Forex-maksulle.
- Voit tämän jälkeen laskuttaa saadun summan normaalisti Holvissa "Laskutus"-kohdasta. Täytä maksun tietokenttiin Transferwisen antamat tiedot.
Transferwisen kautta voit myös tehdä siirtopyyntöjä, joista lisää täältä.
5. Miten muutan laskun tietoja tai poistan sen?
Valitse Holvin Laskutus-valikosta lasku, jota haluat muokata.Laskut, joiden tila on Luonnos voi merkitä mitätöidyksi. Jos lasku on jo lähetetty, laskun summaa ei voi muokata, mutta sen voi vielä lähettää uudelleen tai merkitä hyvitetyksi.
Poistetut laskut järjestellään omaan Mitätöidyt-valikkoonsa, josta niitä voi tarkastella ja tarvittaessa kopioida uusiksi laskuiksi tai tulostaa ulos.
Liitteen liittäminen laskuun:
Tällä hetkellä laskuun ei voi suoraan lisätä muita liitteitä. Voit kuitenkin linkittää liitetiedostoon esim laskun kuvauksessa -tarkoittaen että pdf tiedostoon muodostuu klikattava linkki, joka vie muuhun tiedostoon. Alla esimerkkikuva tästä. Tämä ei tietenkään toimi paperilaskuissa.