So werden Zahlungen mit Rechnungen abgeglichen

Automatischer Abgleich: Einzelzahlung zu Einzelrechnung

Wenn ein*e Kund*in deine Rechnung mit dem korrekten Verwendungszweck bezahlt, wird die Zahlung automatisch der passenden Rechnung zugeordnet – so bleibt deine Buchhaltung übersichtlich.

Zahlungen ohne Verwendungszweck landen in der Buchhaltungskategorie „Nicht kategorisiert“ und müssen manuell abgeglichen werden.

So gleichst du eine Zahlung manuell mit einer Rechnung ab

Wenn eine Zahlung ohne Verwendungszweck eingeht, wird sie in deinem Holvi-Konto als nicht kategorisiert verbucht. So kannst du die Zahlung manuell mit einer Rechnung abgleichen:

1. Logge dich bei holvi.com ein
   
   
2. Gehe zu Rechnungen
   
   
3. Klicke auf die Rechnung, mit der du die Zahlung abgleichen möchtest
   
   
4. Scrolle nach unten zu Zahlungsabgleich
   
   
5. Klicke auf Abgleichen
   
   
6. Es erscheint eine Liste aller nicht kategorisierten Zahlungen
   
   
7. Wähle die passende Zahlung aus und bestätige den Abgleich
   
   

Tipp: Du findest die Zahlung nicht? Dann überprüfe, ob sie einer anderen Buchhaltungskategorie zugewiesen wurde. In dem Fall musst du sie zuerst in „Nicht kategorisiert“ verschieben, bevor du sie abgleichen kannst.

Mehrere Zahlungen mit einer Rechnung abgleichen

Wenn ein*e Kund*in eine Rechnung in Teilbeträgen begleicht – und dabei den Verwendungszweck vergessen hat – kannst du trotzdem alle Zahlungen der Rechnung zuordnen. Nutze dafür einfach denselben Ablauf wie oben.

🆕 NEU: Eine Zahlung auf mehrere Rechnungen aufteilen

Stell dir vor: Dein*e Kund*in hat mehrere Rechnungen erhalten, aber nur eine Zahlung gesendet, um alle auf einmal zu begleichen.

Mit Holvi kannst du jetzt eine einzelne Zahlung mehreren Rechnungen zuordnen – der Abgleich war noch nie so einfach.

So geht’s:

1. Logge dich bei holvi.com ein
   
   
2. Gehe zu Rechnungen
   
   
3. Klicke auf die Rechnung, der du eine Zahlung zuordnen willst
   
   
4. Scrolle nach unten zu Zahlungsabgleich
   
   
5. Klicke auf Abgleichen (es öffnet sich das Fenster „Zahlung auswählen“)
   
   
6. Wähle die passende Zahlung aus und klicke auf Abgleichen
   
   
7. Holvi ordnet den offenen Rechnungsbetrag dieser Zahlung zu
   
   
8. Der restliche Betrag bleibt verfügbar und kann weiteren Rechnungen zugeordnet werden
   
   
9. Wenn du eine Rechnung als „überbezahlt“ markieren möchtest, kannst du dieselbe Zahlung erneut zuordnen
   
   
10. Klicke auf Fertig, um zur Rechnung zurückzukehren
    
    
11. Du kannst nun zur nächsten Rechnung gehen und den verbleibenden Betrag derselben Zahlung zuordnen
    
    

Hinweis: Rechnungsberichte basieren auf bezahlten Rechnungen. Kontoauszüge und Banking Reports basieren weiterhin auf den Zahlungseingängen.

Diese neue Funktion sorgt dafür, dass sich der Status jeder Rechnung automatisch und korrekt von „fällig“ auf „bezahlt“ aktualisiert. Zahlungen werden automatisch verfolgt und abgeglichen – für aktuelle Einblicke in deinen Cashflow und deine Reportings.

Gut zu wissen

Abgleich rückgängig machen

Du hast eine Zahlung versehentlich der falschen Rechnung zugeordnet? Kein Problem – der Abgleich lässt sich rückgängig machen.

Rechnung als „überfällig“ markiert, obwohl sie bezahlt wurde?

Wenn eine Rechnung als überfällig angezeigt wird, obwohl dein*e Kund*in bezahlt hat, wurde die Zahlung möglicherweise nicht automatisch zugeordnet. In dem Fall einfach manuell abgleichen.