1. Markiere eine Rechnung manuell als "bezahlt"

Du weißt, dass eine von deinem Holvi Konto verschickte Rechnung bezahlt worden ist, aber die Rechnung sagt trotzdem überfällig? Das bedeutet, dass die Rechnung ohne Referenznummer bezahlt worden ist und Holvi diese deswegen nicht automatisch zur Rechnung zuordnen konnte. Das kann aber ganz einfach behoben werden!

Du kannst ganz einfach selbst Zahlungen verschickten Rechnungen zuweisen.

Zahlungen, die ohne Referenznummer ankommen, landen in der Kategorie namens Unkategorisiert. Du kannst alle Zahlungen dort einer anderen Kategorie zuordnen, aber um sie mit einer Rechnung zusammenführen zu können, muss die Zahlung unkategorisiert sein.

Hier eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Wähle Rechnungen

2. Wähle die Rechnung aus, die du mit der Zahlung zusammenführen möchtest.

3. Scrolle nach unten zu Zahlungsmatching

4. Wähle Zuordnen

5.  Jetzt siehst du alle Zahlungen, die in Unkategorisiert gelandet sind 

6. Wähle die passende Zahlung zur Rechnung aus und jetzt sind sie schon zusammengeführt!

Bitte beachte: Die Option "Als bezahlt vermerken" erscheint nur, wenn sich mindestens eine Zahlung in der Kategorie "unkategorisiert" befindet. Wenn du diese Option nicht siehst, dann ist diese Kategorie leer oder alle Zahlungen darin liegen im Archiv. 

2. Rechnung und Transaktion voneinander trennen

Rechnungen, die nach dem 11.03.2021 erstellt und einer Zahlung zugeordnet wurden, können wieder von dieser getrennt werden.

Folge dazu diesen Schritten:

1. Öffne die Rechnung im Browser
2. Scrolle nach unten zu Zahlungsmatching
3. Wähle Trennen

3. Gutschreiben von Rechnungen

Wenn du eine Überweisung hast, die nicht mehr bezahlt werden muss oder nur teilweise bezahlt wird, kannst du entweder die gesamte oder einen Teil der Rechnung gutschreiben.

Um eine Rechnung gutzuschreiben, wähle die Rechnung unter Rechnungen aus und anschließend Optionen > Als Gutschrift markieren.

Die Rechnung wird gutgeschrieben und eine Quittung der Gutschrift wird dabei erstellt, die du bei Bedarf drucken oder weiterleiten kannst. Nie wieder unnötige Lücken in deinen Rechnungen und deren Verwaltung.

Bitte beachte: Die Gutschrift wird nicht automatisch an den Empfänger gesendet. Du musst diese manuell herunterladen und versenden.

4. Replizieren von Rechnungen 

Damit du weniger Zeit mit der Erstellung von Rechnungen vergeudest, kannst du schon erstellte Rechnungen kopieren, bearbeiten und versenden. 

Wähle Rechnungen auf der linken Seite und anschließend die Rechnungen, die du gerne kopieren möchtest. Wähle danach unter Optionen > Kopieren. Die Rechnung wird daraufhin kopiert und du kannst bei Bedarf die nötigen Informationen abändern und speichern. 

Auf die gleiche Weise kannst du auch Überweisungen, die du getätigt hast, und Artikel im Online Shop kopieren.

5. Internationale Rechnungslegung

Holvi Rechnungen können überall in die ganze Welt versendet werden, jedoch nur in Euro. 

Es gibt keine speziellen internationalen Rechnungen bei Holvi, da die ganz normalen Holvi Rechnungen überallhin versendet werden können. Vergiss aber bitte nicht eine Referenznummer zu nutzen und diese ebenfalls in das Nachrichtenfeld der Rechnung einzugeben, damit die Überweisung dann auch der richtigen Rechnung zugewiesen wird. Holvi kann die Überweisung der richtigen Rechnung zuweisen, wenn die Referenznummer im Nachrichtenfeld war. Keine Sorge, die Überweisung wird auch ohne die Referenznummer bei dir im Konto ankommen, aber du wirst sie dann selbst der Rechnung zuweisen müssen.

Bitte beachte, dass du mit deinem Holvi Konto nur SEPA-Überweisungen in Euro innerhalb der SEPA-Region empfangen kannst. Weitere Informationen hierzu findest du hier.

6. Rechnungen bearbeiten & als ungültig markieren

Wähle eine Rechnung, die du bearbeiten möchtest, aus dem Rechnungstool aus. Es ist nicht möglich eine Rechnung komplett zu löschen. Rechnungen, die noch nicht verschickt wurden können als "ungültig"markiert werden. Wenn die Rechnung bereits verschickt wurde, dann ist es möglich, sie erneut zu senden oder gutzuschreiben. Aus buchhalterischen Gründen ist eine nachträgliche Bearbeitung nach Versand nicht möglich.

Ungültige Rechnungen werden unter dem Menüpunkt "ungültig" aufgelistet, so dass du sie schnell finden kannst und wenn nötig sie kopieren oder ausdrucken kannst. 

Anhänge

Es können bis zu 3 Dateien an eine Rechnung angehängt werden. Diese werden dann dem Empfänger angezeigt.
Die unterstützen Dateiformate sind PNG, JPG, GIF und PDF.