Benötigte Dokumente zur Unternehmensverifizierung

Zuletzt aktualisiert

1. Handelsregisterauszug / Firmenbuchauszug

Der Handelsregisterauszug/Firmenbuchauszug ist ein Dokument, welches vom Handelsregister ausgestellt wird und die Eintragung in diesem Register/Firmenbuch bestätigt. Das Handelsregister enthält Informationen über das Unternehmen, den Sitz, die Niederlassung, die Zweigniederlassung, den Gegenstand des Unternehmens, die vertretungsberechtigten Personen, die Rechtsform des Unternehmens sowie das Grund- oder Stammkapitals und den Namen des Geschäftsinhabers.

Die zwei häufigsten Versionen des Handelsregisterauszuges/Firmenbuchauszugs sind der aktuelle Handelsregisterauszug und der chronologische Handelsregisterauszug. Je nach Länge kann der Handelsregisterauszug mehrere Seiten umfassen. Zur Verifizierung werden alle Seiten benötigt.

2. Gesellschafterliste / Gesellschaftervertrag

Gesellschafterliste:

Eine Gesellschafterliste ist eine Aufzählung aller Gesellschafter und deren Geschäftsanteile an einem Unternehmen. Die Gesellschafterliste ist ein Anhang zum Handelsregister. Die Gesellschafterliste muss die folgenden Informationen über Gesellschafter, die natürliche Personen sind, enthalten:

  • Vor- und Nachname
  • Geburtsdatum
  • Wohnsitz
  • Nennbetrag und laufende Nummern des Geschäftsanteils
  • Prozentuale Beteiligung am Stammkapital
  • Falls ein Gesellschafter mehrere Geschäftsanteile hält: Angabe des Gesamtumfangs der Beteiligung am Stammkapital als gesonderte Prozentangabe

Wenn ein Anteilseigner eine andere Gesellschaft ist, müssen zusätzliche Informationen angegeben werden:

  • Liste zugehöriger Firmen
  • Satzungsliste
  • Registergericht und Registernummer

Gesellschaftervertrag:

Bei der Gründung eines Unternehmens mit mehreren Personen wird zwischen den Gesellschaftern ein Gesellschaftervertrag geschlossen. Dies ist unabhängig von der Rechtsform des Unternehmens. Der Vertrag regelt das Verhältnis der einzelnen Gesellschafter untereinander und ist ein rechtlich vorgegebener Bestandteil bei einer Unternehmensgründung.

Der Gesellschaftervertrag greift in der Regel nur, wenn sich die Gesellschafter nicht einvernehmlich einigen können. Der Gesellschaftervertrag kann mehrere Seiten haben und muss notariell beurkundet sein. Für die Verifizierung werden alle Seiten des notariell beurkundeten Gesellschaftervertrags benötigt.

3. Gesellschaftsvertrag

Ein Gesellschaftsvertrag ist ein Dokument, welches die Grundsätze des Unternehmens festlegt und z. B. Entscheidungsbefugnisse bei besonderen Geschäften, Kapitalveränderungen oder Änderungen in der Gesellschafterstruktur regelt. Der Gesellschaftsvertrag hat mehrere Seiten und muss notariell beglaubigt sein. Alle Seiten des Gesellschaftsvertrages sowie Unterschriften und die Beglaubigung vom Notar müssen vorhanden sein.

4. Vollmacht

Eine Vollmacht ist ein Dokument, welches einer Person die Vertretungsmacht für eine andere Person in Rechtsgeschäften gibt. Wenn du also nicht der alleinige Geschäftsführer des Unternehmens oder Vereins bist, dann wird zusätzlich eine ausgefüllte Vollmacht benötigt, die bestätigt, dass du Rechtsgeschäfte im Namen des Unternehmens durchführen darfst. 

Die Formulare dafür findest du hier:

Vertretungsberechtigter = Person, die das Konto eröffnet

Vollmachtgeber = Person, die der Besitzer des Unternehmens ist oder Mitgesellschafter 

5. Umsatzsteuernummer, ggf. Steuernummer 

Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IdNr. oder UID) ist eine Nummer, die dein Unternehmen innerhalb der Europäischen Union im umsatzsteuerlichen Sinne kennzeichnet. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird von jedem Unternehmen benötigt, das innerhalb der Europäischen Union am Waren- und Dienstleistungsverkehr zwischen den Mitgliedstaaten teilnimmt. Die Ust-IdNr. in Deutschland fängt mit DE an, gefolgt von 9 Ziffern. Die UID in Österreich fängt mit AT an, gefolgt von 9 Zeichen, wovon das erste immer ein „U‟ ist.

Beispiel: DE999999999 oder ATU99999999

Die Steuernummer (St.-Nr.) wird vom Finanzamt an jede steuerpflichtige natürliche oder juristische Person vergeben. Die Person wird unter dieser Nummer beim Finanzamt geführt und wird somit einem Steuerpflichtigen zugeordnet. Je nach Bundesland kann diese unterschiedlich aufgebaut sein.

War dieser Beitrag hilfreich?

4 von 7 fanden dies hilfreich